Filiale im Fokus

Frau Sommer ist 37 Jahre alt und leitet seit einem Jahr eine Filialapotheke. Die Apotheke läuft gut, ihr Team ist hervorragend aufgestellt und die Kunden sind freundlich. Trotzdem reicht Frau Sommer die Kündigung ein. Der Grund: Auch nach einem Jahr ist Frau Sommer nicht klar, für was genau sie zuständig ist und was von ihr erwartet wird. Für die eigenständige Leitung fehlen ihr nach wie vor Befugnisse und für Rücksprachen steht der Inhaber nur sehr selten zur Verfügung. Derartige Unklarheiten führen zu Konflikten und machen die Zusammenarbeit für beide Seiten mühevoll. Eine Stellenbeschreibung bietet die Basis für eine erfolgreiche ­Arbeitsbeziehung mit gelungener Kommunikation.

Stellenanzeige: Filialleiter richtig suchen und finden

Es gibt Regionen, in denen es kaum möglich ist, neue Filialleiter zu finden. Eine aussagekräf­tige Stellenanzeige kann da den gewünschten Erfolg bringen. Vorausgesetzt, sie bietet mehr Informationen als „Suche Filialleiter/in in Voll- oder Teilzeit ab sofort oder später“. Welche qualifizierte Führungskraft, die ein Wirtschaftsunternehmen mit mehreren Millionen Umsatz im Jahr leiten soll, fühlt sich dadurch an­gesprochen? Besser ist es, in der Stellenanzeige alle wichtigen Informationen zum Aufgaben­bereich, zu der geforderten Qualifikation und zum Angebot des Unternehmens zu nennen. Diese Eindeutigkeit ist ein erster wich­tiger Schritt zu einer strukturierten Zusammenarbeit.

Aufgabenbereich des Filialleiters
Die Position des Filialleiters ist so individuell wie die Apothekenlandschaft vielfältig. Aus diesem Grund lohnt sich eine kurze Übersicht über die Aufgabenbereiche. Der Filialleiter hat immer die Verantwortung für die Apothekenleitung gemäß der gesetzlichen Vorgabe. Zusätzlich können Verhandlungen (z. B. mit Vertretern), die wirtschaftliche Führung des Unternehmens inklusive Personalführung, die Verantwortung für besondere Geschäftsfelder (z. B. Zytostatikaherstellung) und die Vernetzung mit Geschäftspartnern dazugehören.

Qualifikation des Filialleiters
Für Filialleiter gibt es keine standardisierten Qualifikationsmöglichkeiten. Zudem haben Inhaber unterschiedliche Erwartungen, welche Kompetenzen ein Filialleiter für die Arbeit in ihrem Unternehmen mitbringen muss. Neben aktuellem pharmazeutischem Fachwissen, können Berufserfahrung, eine zusätzliche betriebswirtschaftliche Ausbildung und Führungskompetenz wichtig sein, aber auch persönliche Kompetenzen, wie eigenverantwortliches Handeln, innovatives Denken, Kommunikations- und Verhandlungsgeschick. 

Angebot des Unternehmens
Der Bundesrahmentarifvertrag enthält keine Vorgaben für Filialleiter, auch die vorgegebene Mindeststundenzahl variiert je nach Region. So werden z. B. das Gehalt, die Menge an Notdiensten oder Sonderleistungen wie ein Dienstwagen Bestandteile der Vertragsverhandlung. Alleine beim Gehalt gibt es diverse Vergütungsmodelle. Sie gehen von ca. 20- bis 30%igen Zulagen be­zogen auf das tarifliche Gehalt (in Einzelfällen auch 10 bis 50%) über Boni für Zielerreichungen oder prozentuale Gewinnbeteiligungen bis hin zu Prämien für Umsatzsteigerungen. Aus diesem Grund sind Hinweise auf die Vergütung, Arbeits- und Freizeitregelungen, aber auch Qualifi­kationsmöglichkeiten, Zukunftsperspektiven und die Dauer der Beschäftigung hilfreich zur Orientierung.

Eine gemeinsame Basis finden

In einer Zusammenarbeit sind – bewusst oder unbewusst – folgende Fragen unausweichlich: Will ich mit diesem Menschen zusammenarbeiten? Entspricht er meinen Anforderungen? Welche Ziele möchte ich mit ihm erreichen? Um einer konstruktiven Zusammenarbeit den Weg zu ebnen, ist es sinnvoll, die Erwartungen aneinander zu klären. Es scheint vielleicht zuerst unerheblich, Vereinbarungen für Terminänderungen, Kommunikationswege und Verfügbarkeiten zu treffen. Dazu kann z. B. zählen, ob

• bei akuten Problemen während der Arbeitszeit telefoniert wird.
• zu größeren, langfristigen Themen E-Mails erstellt werden, um die Ergebnisse festzuhalten.
• außerhalb der Arbeitszeit in dringenden Fällen Kontakt aufgenommen wird, bei Nichterreichen mit der Bitte um umgehenden Rückruf.

Doch spätestens beim zehnten Anruf im Urlaub wegen Kleinigkeiten oder beim endlosen Warten auf einen wichtigen Rückruf wissen beide Seiten konkrete Absprachen zu schätzen. Ohne Kommunika­tionsregeln sind Konflikte vorprogrammiert. Dabei kostet die Besprechung nur wenige Minuten.

In einer Stellenbeschreibung sollten die Zuständigkeiten, die Befugnisse und die Pflichten einer Position klar definiert sein. Auch die strategische Mitarbeit an den Unternehmenszielen, die berufliche Förderung und die Erfolgskriterien können darin beschrieben werden. Dies dient dem reibungslosen Ablauf des Apothekenbetriebes, aber auch der klaren Abgrenzung bei Haftungsfragen.

Es gibt typische Bedenken gegenüber Stellenbeschreibungen, beispielsweise dass der Filialleiter wichtige Bereiche übersehen könnte, wenn er sich ausschließlich um seine definierten Aufgaben kümmert. Oder der Inhaber den Überblick verlieren könnte, wenn er nicht mehr an allen Entscheidungsprozessen beteiligt ist.

Zumeist steht aber der Nutzen dem zeitlichen Aufwand gegenüber. Dieser Aufwand ist jedoch mit den unternehmensübergreifenden Checklisten für die Stellenbeschreibung von einigen Steuerberatern und Apothekerkammern minimierbar.

Eine Stellenbeschreibung, welche die Zusammenarbeit zwischen Inhaber und Filialleiter strukturiert, kann zahlreiche positive Effekte haben:

• Effektives Arbeiten und Handeln für beide Seiten, da permanente Rückfragen aufgrund von Routinefragen während des Apothekenbetriebes entfallen.
• In außergewöhnlichen Situationen als Filialleiter handlungs­fähig zu sein, was eine positive Zusammenarbeit und damit ein gutes Betriebsklima unterstützt.
• Durch klare Absprachen Versäumnisse zu vermeiden, die in ungünstigen Fällen Bußgelder nach sich ziehen können.
• Entlastung des Inhabers durch Delegation
• Motivation des Filialleiters durch verantwortungsvolle Arbeit – Minimierung der Per­sonalfluktuation, Erhöhung des Kompetenzniveaus.
• Erfolgreiche Unternehmensentwicklung durch einheitliche Vermittlung der strategischen Ziele ans Team.

Wer macht was?

Es ist im Grunde ganz einfach: Wer macht was? In der Praxis reichen die Tätigkeitsfelder eines Filialleiters von ausschließlich den im Gesetz verankerten Vorgaben bis hin zu allen Bereichen einer Unternehmensleitung, z. B.:

• Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen mit dem Team oder Inhaber
• delegierbare Verantwortlich­keiten laut Gesetzestext
• Personalverantwortung inklu­sive Planung, Ausbildung, Ein­stellungs- und Mitarbeitergesprächen
• Einkauf inklusive Kalkulation, Verhandlungen und Sortimentsgestaltung
• Marketing und Aktionsplanung
• Anpassung der Infrastruktur (Anschaffungen und Instand­haltung)
• Controlling mittels Kennzahlen
• Arbeitszeiten, Notdienste, Flexibilität und Erreichbarkeit
• Passwörter und Vollmachten
• Vernetzung mit relevanten Geschäftspartnern

Je nach Aufgabengebiet kann hinterlegt werden, ob die Entscheidungen vom Inhaber, vom Filial­leiter oder gemeinsam getroffen werden. Zur Prüfung der Absprachen helfen zwei wichtige Fragen: Ist der Filialleiter in allen entscheidenden Situationen zum Wohle des Unternehmens handlungsfähig? Hat er alles, um sein Potenzial optimal für das Unternehmen einsetzen zu können? Zum jährlichen Mitarbeitergespräch kann die Stellenbeschreibung überarbeitet werden, je routinierter der Filialleiter wird, desto mehr Aufgaben kann er übernehmen, um den Inhaber ­maximal zu entlasten. |

In Teil 2 erfahren Sie, worauf Sie beim Arbeitsvertrag achten sollten.