Nie mehr Geld zählen …

Kartenzahlungen, die generell günstiger im Handling sind, werden weiter zunehmen. Unternehmen könnten also abwarten und Tee trinken – aber das ist ein Fehlschluss. Mit einer sinkenden Zahl an Bargeldzahlungen steigen die Kosten für das Cash Management. Aus genau diesem Grund sollten Unternehmen jetzt nach Lösungen suchen, mit denen sie ihr Bargeldmanagement effektiver gestalten können.

Warum bedeutet Bargeld Mehraufwand für Apotheken? Erstens, weil Zahlungen mit Bargeld zeitinten­siver sind. Das bedeutet, dass Kunden länger warten müssen und weniger Kunden bei gleichen Kosten bedient werden können. Außerdem könnten zu lange Wartezeiten Kunden dazu veranlassen, die Apotheke zu verlassen, ohne etwas zu kaufen. Dazu kommt der höhere Aufwand bei der täglichen Kassenabrechnung.

Bargeld ist unter Verschluss

Einzelhändler in Europa entscheiden sich daher vermehrt für den Einsatz von Cash-Management-Technologie – weil sie hilft, Bargeld zu niedrigeren Kosten zu managen. Während in Skandinavien solche Systeme längst alltäglich sind, reagiert der Markt in Deutschland insgesamt noch zurückhaltend. Nicht so indes bei den Apotheken. Hier kommt langsam etwas ins Rollen, was so vor drei Jahren noch unrealistisch zu sein schien: Immer mehr Apotheken stellen auf Bargeldmanagement um.

Im Rahmen der Umstellung der Kassensysteme der Apotheke werden sämtliche bisherigen Bargelddepots wie z. B. die Wechselkasse aufgelöst. In das geschlossene Bargeldmanagementsystem werden so viele Münzen und Scheine gefüllt, dass für definierte Intervalle wie eine Woche genügend Wechselgeld für die automatische Geldausgabe vorhanden ist. Das gesamte Bargeld ist ab diesem Zeitpunkt unter Verschluss. Der Kunde wirft das Münzgeld in die Münzeinheit, und das Apothekenpersonal gibt die Geldscheine in deutlich gekennzeichnete Slots der Banknoteneinheit ein. Das System überprüft Scheine und Münzen auf Echtheit und gibt von sich aus Wechselgeld heraus. Da der Zahlvorgang umfassend automatisiert ist, können sich Apothekenleiter bzw. -mitarbeiter ganz auf das Beratungsgespräch mit dem Kunden konzentrieren.

Ist die Bargeldmanagement-Software mehrmandantenfähig, wie z. B. der CashGuard Store Manager, kann der Apothekenleiter bei Bedarf eine oder mehrere Apotheken am PC oder via App kontrol­lieren und einen automatischen Kassenabschluss abrufen. Das tägliche manuelle Bargeldhandling gehört der Vergangenheit an. Den Tagesabschluss erledigt er entweder direkt nach Ladenschluss oder spätestens am nächsten Tag vor der morgendlichen Öffnung.

Weitere Vorteile mit dem Cash­Guard-System sieht Apotheker Bodo Schmitz-Urban von der Falken-Apotheke in Wuppertal darin, dass Verantwortlichkeiten im Kontakt mit Bargeld eindeutig geklärt sind, der Zugriff auf Bargeld streng geregelt ist und Kassendifferenzen nachhaltig dezimiert wurden. „Außerdem ist Ruhe eingekehrt: Kein Zählen von Wechselgeld, keine Diskussionen mit Kunden, die behaupten, einen 50er- anstatt einem 20er-Schein gegeben zu haben, kein tägliches Auffüllen von Wechselgeld etc. Alles funktioniert, und das Team kann sich um die wesentlichen Dinge kümmern statt um das Kassieren. Unsere Beratungsvorgänge haben dadurch auch an Ruhe gewonnen“, bemerkt Schmitz-Urban.

Keine Angst vor der Kassennachschau

Seitdem gibt es in der Falken-Apotheke keine Gelddifferenzen zum Kassenbestand mehr. Weder kommt es zu unberechtigter Geld­entnahme noch zu Schwund. Im alltäglichen Betrieb ist zudem keine feste Zuordnung der Kassen zu Mitarbeitern mehr erforderlich. Dies sorgt für weitere Flexibilität. Ungeübtes und jüngeres Personal kann sich auf den Verkaufsprozess und die Beratung konzentrieren, das Wechselgeld ist immer korrekt. Die Anschaffung der Systeme hat sich schon nach einem Jahr amortisiert, wie der Vergleich der Umsätze vor und nach der Einführung von CashGuard zeigt.

Aber auch in Hinblick auf die GoDB, die die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff definiert, ist ein Cash-Management-System ratsam: Wenn einmal der Außendienstmitarbeiter der Finanz­verwaltung unangemeldet in den steuerrelaventen Kassensystemen die Umsätze abgerufen haben möchte, dann funktioniert das mit einer Cash-Management-Lösung auf Knopfdruck. Die protokolliert nämlich automatisch die erzeugten Inhalte und sorgt so für hundertprozentige Kon­formität zur GoBD.

Bargeld wird auf absehbare Zeit eine zentrale Bedeutung in den gesellschaftlichen Beziehungen zwischen Menschen und insbesondere im Einzelhandel haben. Alle Zahlverfahren sind mit ­Kosten verbunden, Barzahlung bildet da keine Ausnahme. Mit Cash Management werden Barzahlungen zu einem wettbewerbsfähigen Verfahren gegenüber Kartenzahlungen. |