Der Apotheken-Ökonom : Inventurdifferenzen – das ist alles nur geklaut

Nach Handelsgesetzbuch (HGB) hat jeder Gewerbebetrieb einmal im Jahr ein Verzeichnis nach Art, Menge und Wert der vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden aufzuführen – das Inventar. Dazu wird der Bestand zu einem Bilanzstichtag aufgenommen, in der Inventur. Als Ergebnis der Inventur entsteht demnach das Inventar. Eine Reihe von Inventurverfahren hat sich hierfür zwischenzeitlich etabliert. Es ist dem Unternehmer vorbehalten, für ­welches Verfahren er sich entscheidet. Bekannt sind vor allem die Stichtagsinventur oder die permanente Inventur.

Jeder Kaufmann ist dazu grundsätzlich gemäß § 240 HGB zu Beginn seines Handelsgeschäfts und zu den folgenden Bilanzstichtagen verpflichtet. Liegen Umsatzerlöse unter 500.000 Euro und ein Jahresüberschuss unter 50.000 Euro vor, können Einzelkaufleute von dieser Verpflichtung ausgenommen werden.

Ziel ist es zu prüfen, ob die tatsächlich vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden – die Istbestände – mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen (Sollbestände) nach Art, Menge und Wert übereinstimmen. Kommt es zu einem Delta, wird diese ­Diskrepanz Inventurdifferenz ­genannt. Deren Entstehen ist zu klären und die Bücher sind gegebenenfalls zu korrigieren.

Aus den Statistiken des Einzelhandels der letzten zehn Jahre lässt sich ablesen, dass die Höhe der Inventurdifferenzen vergleichsweise gleichbleibend ist und sich bei etwas unter 1 Prozent vom ursprünglichen eingebuchten Wert (Sollbestand) einpendelt. Dies ist eine nicht zu unterschätzende oder vernachlässigbare Größe. Bei Umsatzrenditen, die nicht maßgeblich höher liegen, könnte durch die Eindämmung von Inventurdifferenzen das betriebswirtschaftliche Ergebnis wahrnehmbar gesteigert werden.

Nun stellt sich die Frage, warum es zu Inventurdifferenzen kommen kann. Wurde falsch eingebucht, wurden Buchungen vergessen, waren Schreib- oder Tippfehler verantwortlich oder gab es ungeahnte Abgänge? Inventurdifferenzen sind dabei auch immer wieder auf Diebstahl zurückzuführen, wobei es zwei Gruppen von Tätern gibt: Kunden und Mitarbeiter.

Bei Apotheken lassen sich die Tätergruppen vermutlich leichter zuordnen als in anderen Branchen. Da Teile des Sortiments für Besucher der Apotheke nicht frei zugänglich sind, nämlich rezeptpflichtige und Sichtwahlware, kann hier davon ausgegangen werden, dass Differenzen zwischen Soll und Ist eher den Mitarbeitern anzulasten sind; bei Artikeln im Freiwahlbereich dürften sich Mitarbeiter und Kunden als Täter die Waage halten. In allen anderen Handelsbranchen – wenn keine Einschränkungen hinsichtlich der Zugänglichkeit der Waren existieren – sind derlei Aussagen schwerer zu treffen. Die geschätzte Quote an Diebstählen sieht über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg den Kunden deutlich vor den Mitarbeitern. Gleichwohl stellt man fest, dass mit zunehmendem Preis der Ware der Mitarbeiteranteil an der Inventurdifferenz steigt.

Wie kann man damit umgehen? Ein gewisses Maß an Inventurdifferenz ist normal, doch wenn dieses in einem überschaubaren Team überdurchschnittlich im Vergleich zur Branche ausfällt, stellt sich die Frage, welche Kunden und – noch schlimmer – welche Mitarbeiter die Täter sind. Eine Misstrauenskultur hält Einzug.

Was Kunden anbetrifft, neigen große Handelshäuser zur Kameraüberwachung – was im Zuge des Datenschutzes und der Anonymisierung von Kaufakten eine gewisse Sensibilität erfordert. Der eigentliche Nutzen von derlei Kameratechnik liegt in der vermeint­lichen Abschreckung für Kunden, aber auch für Mitarbeiter, da diese befürchten, beim Stehlen beobachtet zu werden. Eine Alternative ist, die besonders wertvolle Ware nur als Alias anzubieten, man kennt dies von Rasierklingen im Supermarkt oder früher auch bei CDs, die dann erst bei Bezahlung und Vorlage des Kassenbons an einem Infocounter ausgegeben werden. Dies schließt sich bei Apotheken eher aus, wobei sich ein ähnliches Vorgehen z. B. mit Leerpackungen bei teuren Kosmetika durchaus anbietet. Türsteher kommen nur für große Unternehmen infrage, aber auch hier wird eher abgeschreckt als tatsächlich faktisch verhindert. Bleiben Appelle und Anreize an die Mitarbeiter, aufmerksam zu sein gegenüber den Kunden und – mit viel Fingerspitzengefühl – den Kollegen. Wohlfühlthemen fühlen sich indes anders an. |

Andreas Kaapke ist Professor für Handelsmanagement und Handelsmarketing an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg, Standort Stuttgart, und Inhaber des Beratungsunternehmens Prof. Kaapke Projekte. E-Mail: a.kaapke@kaapke-projekte.de