Apothekenfilialen erfolgreich führen

Einen Filialverbund erfolgreich zu führen ist für alle Beteiligten mit großen Herausforderungen verbunden. Apothekenleiterinnen und -leiter führen ein mittelständisches Unternehmen; sie haben viel betriebswirtschaftliche Verantwortung. Ihre Filialleitung arbeitet zwar in einer Leitungsfunktion, ist arbeitsrechtlich jedoch angestellt.

Inhaberinnen und Inhaber gehen das Thema Filialisierung oft mit großen Erwartungen an. Dementsprechend viel Verantwortung lastet auf den Schultern der Filialleitung. Approbierte, die plötzlich zu Führungskräften in einer Filiale werden, gehen das Thema vielleicht mit falschen Vorstellungen an. Auch die Kommunikation funktioniert nicht immer reibungslos, und Zuständig­keiten werden teilweise nicht klar definiert. Doch solche Herausforderungen sind bekannt, und es gibt Lösungen.

Vertragliche Rechte und Pflichten genau festlegen

Minou Hansen, Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung, fasste zusammen, worauf die Filialleitung achten sollte. Führungskräfte seien dafür verantwortlich, dass betriebswirtschaftlich und apothekenrechtlich alles ordnungsgemäß abläuft. Sie bewegen sich dabei aber selbst innerhalb der Grenzen ihres Arbeitsvertrags, so die Juristin.

Hansen rät Führungskräften deshalb, auf Details zu achten und gegebenenfalls nachzuverhandeln, sollte es Lücken geben. Der Vertrag sollte definieren, welche Befugnisse die Filialleitung hat – und was die Apotheken­leitung selbst entscheidet. Zu den wichtigen Bereichen zählen Personal, Einkauf, Sortimentsgestaltung und Marketing.

Gerade beim Thema Personal gebe es, wie Hansen betont, unterschiedliche Bereiche, die einer Filialleitung übertragen würden: eher selten Einstellungen oder Kündigungen, deutlich häufiger Maßnahmen der Personalentwicklung, sprich Fort- und Weiterbildungen.

Filialleiterinnen und Filialleiter regeln im besten Falle den Personaleinsatz selbst. Dazu sollten sie die Arbeitsverträge ihrer Teammitglieder kennen. Haben Arbeitgeber und Angestellte vereinbart, ein Arbeitszeitkonto zu führen, können die Stunden zwischen 75 und 130 Prozent schwanken, wobei auf den Ausgleich zum Jahresende geachtet werden sollte. Ansonsten bleibe Führungskräften, Überstunden anzuordnen, was nur in begründeten Ausnahmefällen möglich sei, so Hansen weiter.

Urlaubstage genehmigt je nach Zuständigkeit die Filial- oder Apothekenleitung. Damit seien, so Hansen, auch Urlaubssperren möglich, etwa während des Weihnachtsgeschäfts. An­gestellte wiederum bräuchten die Möglichkeit, freie Tage bis zum Jahresende zu nehmen.

Ohne arbeitsvertragliche Einschränkungen im Arbeitsvertrag können Führungskräfte ihre Teammitglieder aufgrund des Direktionsrechts in jeder Filiale einsetzen; auch der Zeitpunkt ist variabel, falls im Arbeitsvertrag keine entsprechenden Vereinbarungen getroffen worden sind.

Sich austauschen, Wissen erwerben

Achtet die Filialleitung auf solche Ratschläge, ist sie arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite. Martina Schiffter-Weinle, Chefredakteurin des Filialapothekenmagazins „Eins & Drei“ beim Deutschen Apotheker Verlag, hatte aus vielen Gesprächen mit der Leitung erfolgreicher Filialen und Filialverbünde weitere Tipps parat.

Sie rät, sich regelmäßig mit der Apothekenleitung und mit den anderen Filialleitungen auszutauschen. Auch Besprechungen im eigenen Team seien wichtig, um gemeinsam Themen zu besprechen, so die Expertin.

Mitarbeiterführung oder unternehmerisches Wissen sind nicht Teil der Ausbildung und dennoch wichtig für die erfolgreiche Leitung einer Apothekenfiliale. Approbierte mit künftiger Leitungsfunktion sollten sich nicht scheuen, Fortbildungen zu besuchen, gerade auch zu betriebswirtschaftlichen Fragen. Von externen Netzwerken (Erfa-Gruppen, Qualitätszirkel) mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen sowie anderen Neulingen und mit fachlicher Moderation profitieren sie ebenfalls.

Teamführung in heraus­fordernden Zeiten

Christiane Eymers, Rechtsanwältin und Business Coach (IHK) bei ADEXA, legt Filialleitungen ans Herz, auf folgende zentrale Aspekte zu achten:

• Institutionelle Sicherheit bieten: Entscheidungen sollten transparent und nachvollziehbar sein, auch hinsichtlich von Prioritäten. Bei laufenden Projekten sollte die Filialleitung auch über den jeweiligen Zwischenstand informieren.
• Auch an die zwischenmenschliche Sicherheit denken: Wichtig ist eine empathische Haltung, wozu auch ein Perspektivwechsel gehört. Gibt es Unklarheiten, sollten diese benannt werden. Auch von einer transparenten, offenen Fehlerkultur profitieren alle.
• Klare Kommunikation bieten: Gespräche schaffen Vertrauen und tragen dazu bei, Fehler oder Konflikte im Team zu vermeiden. Falls erforderlich, sollten Entscheidungen beherzt getroffen und wenn nötig später revidiert werden.
• Empathie zeigen: Krisen aller Art – und hier ist mehr als Corona gemeint – machen Menschen Angst. Nicht alle können gleich gut mit Veränderungen umgehen. Auch hier hilft Empathie. Das heißt aber nicht, alles gut zu finden, was andere Menschen denken oder sagen. Es bedeutet in erster Linie, den anderen zu sehen und anzuerkennen, was gerade ist.
• Das Team stärken: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die zentrale Stärke öffentlicher Apotheken. Wer sie – soweit möglich – anhand ihrer Stärken einsetzt, sie in Entscheidungen einbezieht und Wertschätzung zeigt, fördert den Zusammenhalt und bindet Teammitglieder an die Apotheke.
• Für Lösungen die Perspektive wechseln: Wer im Klein-Klein verharrt, sieht vor lauter Problemen oft keine Lösungen mehr. Hier lohnt es sich, negative Gedankenspiralen zu durchbrechen, indem man die Vogelperspektive einnimmt und unter neuem Blickwinkel nach Möglichkeiten sucht.

Damit all das möglich ist, ist eine gute Selbstfürsorge wichtig. Letztlich sollten, wie Eymers betont, die Apotheken- und die Filialleitung ähnliche Visionen, aber auch ein ähnliches Bild von strategischen Zielen der Apotheke haben – oder diese gemeinsam entwickeln.

Diskussion und Fragen

In der abschließenden Runde mit den drei Referentinnen sowie mit Elke Fischer und Elfriede Hoffmann aus der ADEXA-AG Filialleitung bestand die Möglichkeit für die Teilnehmenden, Fragen zu stellen. Fischer und Hoffmann, selbst erfahrene Filial­leiterinnen, gaben Tipps aus der Apothekenpraxis. |