Der Apotheker als Manager

Spannungsfeld Urlaub

Alle Jahre wieder … und insbesondere gegen Ende des laufenden Jahres tauchen zwei Probleme gleichzeitig auf. Zum einen haben Mitarbeiter noch Resturlaub, den sie kurzfristig nehmen möchten oder nehmen müssen oder ins neue Jahr übertragen haben wollen, zum anderen steht die Urlaubs­planung für das Folgejahr an. Dabei bleiben betriebliche Belange nicht selten auf der Strecke. Natürlich sind die Wünsche und familienbedingten Restriktionen der Mitarbeiter nachvollziehbar: Urlaub in der Ferienzeit der Kinder, abgestimmt auf die Möglichkeiten des Partners und unter Berücksichtigung der Preisgestaltung in den Urlaubszielen.

Und dennoch muss es erlaubt sein, auch das betriebliche Interesse bei der Thematik zu berücksichtigen.

Wie kommt man besser aus dem Dilemma raus? Mit klaren und verbindlichen Rahmenbedingungen zur Urlaubsgestaltung.

Regel 1

Der Jahresurlaub ist grundsätzlich im Kalenderjahr zu nehmen. Ein Urlaubsübertrag ist nur in Ausnahmefällen möglich. Dazu gehört beispielsweise ein ungeplanter Ausfall von Mitarbeitern, der zwingend kompensiert werden muss. Sicher würde man dem Wunsch nach vierwöchigen Flitterwochen über den Jahreswechsel auch nicht im Wege stehen. Aber die Betonung liegt auf dem Begriff Ausnahme.

Die übliche Verteilung von Urlaubstagen gleicht in der Realität eher der gestrichelten Linie. Das bedeutet, es gibt Monate mit zu viel und mit zu wenig Urlaubs­tagen. In den Monaten mit Über­besetzung passiert in der Regel nichts, in den Monaten mit Unterbesetzung steigt jedoch die Gefahr von Überstunden bei der dann ausgedünnten Mannschaft. Dabei sind natürlich die individuellen Gegebenheiten der einzelnen Apotheken zu berücksich­tigen wie beispielsweise hohes Kundenaufkommen in Urlaubs­regionen im Sommer, während woanders während der Schul­ferien deutlich weniger Kunden zu versorgen sind.

Regel 3

Die Urlaubsgewährung ist fair und wird von allen Teammitgliedern mitgetragen. Das setzt Transparenz und eventuell eine mehrjährige Betrachtung voraus. So können die attraktiven (Urlaubs-)Wochen mit Feiertagsbrücken in einer Zweijahresbetrachtung besser verteilt werden. Es spricht auch nichts gegen eine über ein Kalenderjahr hinausgehende Planung. Transparenz wird durch eine offene Datei mit der aktuellen Planung der Urlaube aller Teammitglieder sichergestellt. Bei Zustimmung aller ist der Datenschutz dabei kein Hindernis.

Regel 4

Planungsregeln erleichtern die Mathematik. Mögliche Regeln sind:

• Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern werden bei der Urlaubsplanung in der Schulferienzeit begünstigt.
• Mitarbeiter mit Partnern, die von Betriebsferien betroffen sind, sollten Berücksichtigung finden.
• Der Urlaub sollte möglichst in ganzen Wochen geplant werden.
• Der Urlaub sollte bevorzugt nicht länger als zwei Wochen am Stück dauern.
• etc.

Fazit

Jedem ist klar, dass dadurch die Urlaubsplanung keine Frage von Stunden ist. Je früher sie angestoßen wird, umso stabiler kann das neue Jahr starten. Sollten sich die Lebensumstände bei einzelnen Mitarbeitern verändern und die Urlaubsplanung tangieren, ist eine Nachjustierung erforderlich. In vielen Fällen klären die Teammitglieder so etwas in eigener Verantwortung, ohne dass die Führungskraft eingreifen muss. Sollten sich Mitarbeiter sehr flexibel zeigen, wenn es gilt, den durch unerwartete Ereignisse ausgelösten Bedarf einer Neuordnung der Urlaubsplanung konstruktiv mitzugestalten, sollten Sie das als Führungskraft auch belohnen (z. B. durch zusätzliche Urlaubstage).

Wenn es durch gute betriebliche Übung gelingt, den Ausgleich zwischen privaten und dienst­lichen Belangen auf Dauer gewährleisten zu können, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

Fairness, Transparenz und Rücksicht sind dabei gute Ratgeber.

In diesem Sinne: Gutes Gelingen! |