Der Apotheker als Manager

Irgendwann endet die Zusammenarbeit im Unternehmen. Das kann oft kurzfristig und unerwartet erfolgen oder das absehbare Ende nach langer gemeinsamer Zeit durch Eintritt in den Ruhestand sein.

In beiden Fällen stellt sich die Frage einer geordneten Übergabe und einer angemessenen Ver­abschiedung.

Darüber hinaus sind derartige Anlässe auch ein guter Grund für grundsätzliche Überlegungen und Aufgabenumverteilungen. Selten gelingt es ja, genau das zu ersetzen, was man verliert.

Wie könnte ein derartiger Übergang gestaltet werden?

1. Schritt: Erwartungen klären

Wann verlässt der bisherige Mitarbeiter das Unternehmen? Genauer gesagt, wann ist der letzte Arbeitstag und wie viel Zeit bleibt für einen geordneten Übergang?

Von diesem Zeitpunkt ausgehend wird dann der Plan entwickelt. Erfahrungsgemäß ist ein Zeitraum von 6 bis 12 Monaten vernünftig, in Einzelfällen ist auch eine längere Übergangsphase möglich. Dies ist in erster Linie abhängig von der genauen Tätigkeit des ausscheidenden Mitarbeiters.

Listen Sie alle Aufgaben und schätzen Sie grob die zeitlichen Anteile der einzelnen Aufgabenblöcke. Identifizieren Sie Schlüsselkompetenzen und auch informelle oder nicht unbedingt mit der eigentlichen Rolle verknüpfte Funktionen (Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Vertrauensperson der Belegschaft etc.).

Beurteilen Sie die Komplexität und Qualität der Aufgaben. Wie leicht ist ein derartiges Profil auf einen Nachfolger zu übertragen?

Gerade bei langjährigen Mitarbeitern ist der aktuelle Aufgaben­zuschnitt oft nicht mehr mit dem ursprünglichen Vertrag kom­patibel. Vieles ist in den Jahren dazugekommen, manches weg­gefallen.

3. Schritt: Das Nachfolgerprofil definieren

Überlegen Sie, wie die künftige Aufgabenzuordnung aussehen soll.

• Können andere vorhandene Mitarbeiter Teilaufgaben übernehmen?
• Können Aufgaben ganz aus­gelagert werden (bspw. Buch­haltung)?
• Sollen künftig Aufgaben zusätzlich übernommen werden (auch am Beispiel Buchhaltung)?
• Wird ein Ersatz im gleichen Zeitumfang benötigt oder mit einem höheren oder geringeren?
• Ist die künftige Rolle teilweise in Home-Office-Form zu erbringen?
• Ergibt eine 3- oder 4-Tages­präsenz Sinn oder eher eine tägliche Präsenz?

Je klarer diese Fragen beantwortet werden, umso zielgerichteter kann die Nachfolge gestaltet werden. Teilweise Aufgaben auf vorhandene Mitarbeiter zu ver­lagern, mag einfacher sein und schneller gehen als die Über­tragung auf eine von extern rekrutierte Nachfolge.

4. Schritt: Das Ergebnis Ihrer Überlegungen mit dem Team abstimmen

Wie sieht die künftige Mannschaftsaufstellung aus, wer übernimmt welchen Beitrag?

Lassen Sie das Team an der eventuellen Neuausrichtung teilhaben und achten Sie darauf, dass der Nachfolger nicht das Gefüge (Rechte und Pflichten) gefährdet. Das Ergebnis ist eine passende Ausschreibung und ein passender Übertragungs-, Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess.

5. Schritt: Die Einarbeitung des Nachfolgers vorbereiten

Sorgen Sie dafür, dass Checklisten und Prozessbeschreibungen erstellt oder aktualisiert werden und ernennen Sie einen Einarbeitungspaten, der den Neuen in der Probezeit begleitet. Binden Sie den ausscheidenden Mitarbeiter verantwortungsvoll ein.

6. Schritt: Den ausscheidenden Mitarbeiter würdig verabschieden

Je nach Dauer der Zugehörigkeit sollten Sie sich die Mühe machen, dem Betroffenen eine schöne Erinnerung mit nach Hause zu geben. Die gemeinsame Zeit am Arbeitsplatz ist nicht selten länger als die Zeit, die man mit seinem Lebenspartner verbringt. Da kommt in 10 oder gar 20 Jahren ganz schön viel zusammen. Jeder ausscheidende Mitarbeiter hinterlässt etwas in dem Unternehmen, in dem er so viel Zeit verbracht hat. Gestalten Sie den Abschied als Geschenk und denken Sie auch daran, dass die noch verbleibenden Mitarbeiter ganz genau beobachten, was Wertschätzung Ihnen bedeutet.

In diesem Sinne: Gutes Gelingen! |