Der Apotheker als Manager

1. Ärgernis Unerledigtes oder Vergessenes

Der Kühlschrank ist leer, die Blumen sind nicht gegossen, das Licht im Abstellraum brennt noch, Kopierpapier fehlt, die Mülleimer wurden nicht bereitgestellt und daher nicht geleert etc. Diese Themen kennen wir alle. Jeder macht seine Sache, erledigt seine Aufgaben und einiges fällt dabei durchs Raster. Was tun?

Einfach eine neue Rolle definieren und sie wöchentlich rotieren lassen: den Servicedienst. Er beginnt Mittwoch 12.00 Uhr und wird am Folgemittwoch übergeben. Der jeweilige Dienstinhaber kümmert sich um Ersatz, wenn er während seiner Rollenzeit ausfällt. Die Rolle wird als Ergänzung im Urlaubsplan geführt, damit ist Planbarkeit hergestellt.

2. Checkliste „Servicedienst“

Die anfallenden Aufgaben werden einzelnen Tagen zugeordnet und gelistet. Mögliche Kategorien sind:

• Infrastruktur
• Sicherheit
• Beschaffung
• Pflege
• Entsorgung
• Sonstiges

Mögliche Aufgaben sind:

• Mülleimer am Tag vor der Leerung bereitstellen
• Blumen dienstags und freitags gießen
• Bestand an Kopierpapier und Bürobedarf prüfen und ggf. nachbestellen (1. und 3. Freitag des Monats)
• Bestand an Toilettenpapier prüfen und ggf. nachbestellen (1. und 3. Freitag des Monats)
• Restliches benutztes Geschirr in die Spülmaschine räumen und Reinigung starten
• Defekte Leuchtmittel identifizieren und Ersatzbirnen bestellen
• Beschädigte Steckdosen, Kabel, Stecker identifizieren und dem Vorgesetzten zur weiteren Veranlassung melden
• Kühlschrankinhalt (Aufenthaltsraum) prüfen, Verdorbenes entfernen, Reinigung veranlassen, Bestände auffüllen
• Bei Verlassen der Geschäfts­räume prüfen, ob alle Geräte ausgeschaltet und die Fenster ver-schlossen sind sowie die Alarmanlage in Betrieb ist
• Ausgangspost einwerfen
• Morgens Aufsteller vor den Eingang stellen und abends wieder einholen
• Morgens im Eingangsbereich Split streuen und Schnee räumen
• etc.

3. Zusatzfunktion „Wegwerfdienst“

Die Rolle Servicedienst könnte ergänzt werden um die Funktion eines „Wegwerfdienstes“. Irgendwo steht oder liegt immer etwas herum, was von Ort zu Ort geschoben wird, ohne es wirklich zu benutzen. Mal sind es alte Geräte, mal Kisten oder Ordner mit alten Unterlagen, mal alte Tastaturen, Drucker, Kabel oder auch Gläser, Flaschen usw. Der wöchentliche Servicedienst könnte in seiner „Amtszeit“ Vorschläge machen, nicht mehr benötigte Dinge zu entsorgen.

Viele von uns sind „Jäger und Sammler“. Die Gefahr, das zur Entsorgung anstehende Gut mal wieder gebrauchen zu können, ist gefühlt sehr groß, in der Realität jedoch so gut wie nicht existent. Also dann doch lieber wegwerfen statt aufheben.

4. Zusatzfunktion „Verbesserungsvorschläge“

Eine weitere sinnvolle Ergänzung des Servicedienstes um die Funktion „Verbesserungsvorschläge“ rundet das Profil ab. In der je­weiligen Dienstwoche könnten dann Anregungen zur Verbes­serung in vielerlei Hinsicht gemacht werden. Das könnte die Abläufe betreffen, die Infrastruktur, die Logistik, die Arbeits­zeiten, die Personalentwicklung und vieles mehr.

Dadurch würde sichergestellt, dass jeder im Jahr mehrfach in die Lage kommt, mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen. Dadurch wird eine eher lästige Servicefunktion aufgewertet und um eine wirksame Beratungsfunktion ergänzt.

Fazit

Schaffen Sie damit eine Plattform, die Ärgernisse reduziert und gleichzeitig gute Ideen generiert. Und vergessen Sie dabei nicht regelmäßiges Lob und fallweise auch Belohnung. Wenn monatlich zehn Euro für den Servicedienst in die Kaffeekasse gezahlt werden, kann das am Ende des Jahres ein guter Beitrag für ein gemeinsames Abendessen sein.

In diesem Sinne: Gutes Gelingen! |