Verschärfte Kassenführung kommt verzögert

Den Steuerbehörden soll kein Geld mehr durch manipulierte Kassensysteme entgehen. Dafür soll das bereits Ende 2016 verabschiedete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sorgen. Die neuen Regelungen, die für den Einzelhandel und die Gastronomie gelten, werden allerdings erst nach und nach wirksam und spürbar.

Bereits Anfang 2018 wurde die Kassennachschau eingeführt – unter anderem für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Annette Lemke, Steuerberaterin bei der Advisitax Steuerberatungsgesellschaft, gab kürzlich bei einem „Businessfrühstück“ des Rechenzentrums NARZ/AVN einen Überblick, was dieses auf den Überraschungseffekt setzende Kontrollinstrument für Apotheken bedeutet.

Es handelt sich um unangemeldete Kassenkontrollen der Steuerbehörden mit dem Ziel, möglichen Steuerbetrug zeitnah aufzuklären. Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten können Behördenmitarbeiter auftauchen und prüfen, ob die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß sind. Die Kassennachschau ist ein Kontrollinstrument eigener Art und keine sogenannte Außenprüfung, wie zum Beispiel eine Betriebsprüfung. Es gibt damit auch keine Prüfungsanordnung und keinen Prüfungsbericht. In Apotheken wird die neue Kontrollmöglichkeit noch wenig genutzt. Vorgekommen sind solche Nachschauen aber auch hier schon, etwa wenn die Behörde prüfen will, ob sich eine weitergehende Betriebsprüfung lohnt. Laut Lemke haben die Behörden aber vor allem die Gastronomie im Visier.

Testkäufe und Kassensturz

Wie die Steuerexpertin erläuterte, müssen sich die Kontrolleure nicht zwingend sofort ausweisen, sie können zum Beispiel auch erst einmal Testkäufe durchführen. In dem Moment, da sie über die Offizin hinaus in andere Geschäftsräume wollen beziehungsweise in die Bücher blicken wollen, müssen sie allerdings einen Ausweis zeigen. Dann haben sie auch Einsichtsrecht, dürfen Daten übermitteln, Dokumente fotografieren und auch einen „Kassensturz“ verlangen. Wie weit die Amtsträger mit ihren Forderungen in die Vergangenheit zurückgehen können, bestimmt das Gesetz nicht näher. Die Kontrolleure können also grundsätzlich selbst festlegen, welche Daten sie sehen möchten. Ab dem kommenden Jahr werden sie auch das Zertifikat für die Sicherheitseinrichtung und die Systembeschreibung zum verwendeten Kassensystem einsehen dürfen – dazu müssen diese allerdings erst einmal vorhanden sein.

Neben der neuen Kassennachschau sollen ab dem 1. Januar 2020 kommenden Jahr zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen in den elektronischen Registrierkassen für mehr Sicherheit gegen Manipulationen sorgen. Sie werden zur Pflicht, etwa um eine nachträgliche Löschung von Umsätzen unmöglich machen. Die technischen Anforderungen definiert und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Gefordert sind hier die Hersteller der Kassensystems beziehungsweise die Softwarehäuser: Sie müssen den entsprechenden Antrag stellen und für die Einbindung der Sicherheitseinrichtung ins System sorgen. Die Apotheke muss dann ihrerseits dem Finanzamt melden, dass das System vorhanden ist und um welches es sich genau handelt – und zwar bis zum 31. Januar 2020, so sieht es das Gesetz vor. Bei Verstößen gegen das Gesetz drohen dann ab dem kommenden Jahr Bußgelder bis zu 25.000 Euro.

Ende August hatten die Hersteller der Kassensysteme laut Lemke allerdings erst ein gutes Dutzend Anträge gestellt, von denen noch keiner beschieden war. Das zeigt für die Steuerberaterin eindeutig: „Die Frist ist nicht machbar“. Schon vor einigen Wochen hatte sich abgezeichnet, dass die technischen Voraussetzungen nicht bis zum Jahresende umgesetzt werden können. Lemke zufolge hat das Bundesfinanzministerium nun für November oder Dezember ein Schreiben angekündigt, das die Frist entschärfen soll. Den Beteiligten soll mehr Zeit eingeräumt werden. Damit werde man weiter ins Jahr 2020 hineinrutschen, so die Steuerberaterin.

Eine Übergangsregelung ist im Übrigen für Kassen vorgesehen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nicht auf den geforderten technischen Standard nachrüstbar sind. Sie müssen bis zum 31. Dezember 2022 nachgerüstet sein.

Und noch etwas ist ab dem kommenden Jahr Pflicht: Ab 1. Januar müssen Belege ausgegeben werden. Hierauf müssen diverse Angaben zum Betrieb und zur abgegebenen Ware vermerkt sein. Dazu zählen auch die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls sowie eine Transaktionsnummer, die es den Finanzbehörden ermöglichen soll, leicht den konkreten Vorgang innerhalb des Kassensystems bis zur Quelle zurückzuverfolgen. Ausreichend ist es, wenn der ausgedruckte Papierbeleg angeboten wird – der Kunde ist nicht verpflichtet, diesen anzunehmen und aufzubewahren – aufheben muss ihn auch der Apotheker nicht. Eine elektronische Bereitstellung des Beleges bedarf der Zustimmung des Kunden.