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Management
Der Apotheker als Manager
Aus der Praxis für die Praxis – Teil 3: Selbst- und Fremdsteuerung
REGEL 9: Nutzen Sie vorgefertigte Formate
Wie oft kommt es vor, dass Sie unvollständige Informationen haben und daher Rücksprachen notwendig sind? Beispielsweise liegt ein Zettel auf Ihrem Schreibtisch mit einer Rückrufbitte. Sie können nicht erkennen, von wem er stammt, von wann er ist, wer der Anrufer konkret war, wie und wann er gut erreichbar ist und worum es geht. Ein vielleicht banales, aber dennoch häufiges Thema. Abhilfe schafft hier ein vorgegebenes Format zur Erfassung und Weiterleitung von Telefonaten, das entweder analog (Siehe Tab. 1) an jedem Telefonapparat verfügbar ist oder als digitales Erfassungsformular mit einem Klick auf dem Arbeitsplatz-PC geöffnet werden kann. Alle Mitarbeiter nehmen dann Telefonate vollständig auf und leiten die Information sofort an den Betroffenen weiter. Analoge Formulare können evtl. eingescannt und dann gemailt werden.
Telefonnotiz für: | |||
Datum | Zeit | ||
Aufgenommen durch | |||
Wer hat angerufen? | Tel-Nr. | ||
Worum geht’s? | |||
Was ist zu veranlassen? | |||
erledigt |
Krankmeldungen sind gelegentlich ein ähnliches Thema. Auch unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen und der Verschwiegenheitspflicht sind Antworten auf nachfolgende Fragen hilfreich: Wie lange dauert voraussichtlich die Arbeitsunfähigkeit bzw. wann kann hierzu eine nähere Angabe gemacht werden und gibt es wichtige Dinge, die in Abwesenheit des Betroffenen organisiert werden müssen (beispielsweise Terminabsagen, Versand von Terminsachen, Reisestornierungen o. ä.)? Auch dies lässt sich einfach in eine Formatvorlage überführen.
REGEL 10: Machen Sie mit Ihrem Team eine langfristige Urlaubsplanung
Gerade wenn die Personaldecke dünn ist, ist es umso wichtiger, Abwesenheiten auch unter dem Gesichtspunkt von Vertretungsoptionen zu planen. Hängen Sie bereits im Dezember einen Jahresplan für das kommende Jahr aus, in den sich alle eintragen können. Definieren Sie Regeln für die Disposition (z. B. A und B sollten möglichst keine Überschneidungen bei ihrer Abwesenheit haben, maximale Urlaubsdauer grundsätzlich zwei Wochen, möglichst persönliche Übergaben zwischen den Urlauben etc.). Ausnahmen von den Planungsregeln sollten von allen mitgetragen werden und ausgewogen sein (z. B. der Wunsch einer Mitarbeiterin nach vierwöchiger Hochzeitsreise). Alle Mitarbeiter sollten ihren Jahresurlaub auch vollständig in dem jeweiligen Kalenderjahr nehmen. Urlaubsreste, die ins Folgejahr geschoben werden, sollten die Ausnahme sein.
Natürlich ist das ein nicht unkritisches Thema für das Team. Dennoch lohnt es sich am Ende für alle, wenn derartige Vereinbarungen gefunden und stabil eingehalten werden.
REGEL 11: Halten Sie Ordnung in Ihrer Apotheke
Legen Sie fest, dass ein täglich wechselnder Ordnungsdienst am Ende des Tages eine Runde dreht und prüft, ob alle Fenster verschlossen sind, die Lichter gelöscht wurden, alle Geräte ausgeschaltet sind, die Desinfektionsspender und die Papierhandtücher aufgefüllt sind, der Hausbriefkasten geleert ist, ob der Bedarf an zusätzlicher Reinigung besteht, ob Fluchtwege frei sind etc. Sie sind nicht der Hausmeister der Apotheke. Wenn dieser Ordnungscheck auf alle verteilt wird, entsteht auch automatisch mehr Problembewusstsein. Dadurch reduziert sich allmählich eine „Melden macht frei“-Mentalität. Das wiederum verschafft Ihnen persönlich mehr Freiraum, den Sie sicher gut für wichtige Themen in Ihrer Apotheke einsetzen können.
REGEL 12: Investieren Sie in den Nutzungsgrad eingesetzter Programme
Nehmen Sie das Beispiel Excel. Wir alle nutzen dieses Programm regelmäßig in einer meist überschaubaren Anwendungstiefe. Im Selbststudium erlerntes Wissen neigt nach kurzer Zeit zum „Einfrieren“. Man begnügt sich mit der erreichten Nutzungsroutine und scheut sich vor dem Ausbau der Möglichkeiten, die das Programm bietet. Schade. Die meisten Programme bieten sehr viel mehr und vor allem viele zeitsparende Zusatzfunktionen. Eine Excel-Pivot-Tabelle beispielsweise macht Auswertungen schneller und zielgerichteter. Eine Grafikoption macht den Datenwust lesbarer und interpretierbarer, Verknüpfungen machen die Tabellen stabiler und halten sie aktuell.
Gönnen Sie sich doch einmal einen kurzen Vertiefungskurs in den Anwendungen, die Sie häufig nutzen. Wenn Sie dazu wenig Zeit zur Verfügung haben, nutzen Sie die im Web verfügbaren kurzen Videoclips. Es lohnt sich.
REGEL 13: Pflegen Sie Ihre Kontaktdaten
Die Zeit für die Suche nach Telefonnummern und E-Mail-Adressen kann man sich leicht sparen, wenn man seine persönlichen Kontaktdaten pflegt und auf allen Mobilgeräten synchronisiert. Zusätzliche Informationen über den Kontakt sind oft hilfreich: z. B. Name der Sekretärin, evtl. eine zusätzliche private E-Mail-Adresse für den Versand vertraulicher Informationen, Geburtstag, Hobby, Vorlieben, letzter Kontakt etc. Eine gezielte Ansprache Ihrer Kontaktpersonen wird damit verbessert und ein besserer Zugang unterstützt. Das spart oft Zeit.
REGEL 14: Misten Sie öfter aus
Viele Schreibtische sind keine Arbeitsmittel mehr, sondern wesentlicher Bestandteil der Ablage. Trennen Sie sich von allem, was sich auf oder in Ihrem Schreibtisch befindet und nicht zur Bearbeitung aktueller Themen notwendig ist: Zeitschriften, Prospekte, abgeschlossene Vorgänge etc. Diese Sachen gehören entweder in eine sinnvolle Ablage (digital, Ordner, Hängeregister o. ä.) oder in den Papierkorb. Was Sie nicht gleich lesen müssen oder können, legen Sie am besten in ein gut gegliedertes Ablagesystem und greifen dann bedarfsorientiert darauf zu. Ein riesiger Stapel ungelesener Zeitschriften auf Ihrem Schreibtisch verdeutlicht Ihnen sonst zu oft und zu deutlich, „es nicht zu schaffen“. Es ist ein gutes Gefühl, einen (fast) leeren Schreibtisch abends zu verlassen und morgens einen solchen vorzufinden. Auch die Reinemachekraft wird es Ihnen danken.
Viel Erfolg beim Ausprobieren…
Fortsetzung folgt ... |
In regelmäßiger Folge werden an dieser Stelle Themen des Managements für Apotheker behandelt. Autor ist Herr Ralf König, Vorstand der GUB AG, einer Beratungsgesellschaft mit jahrzehntelanger Erfahrung im Gesundheitswesen, insbesondere im Bereich Coaching und Organisation.
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