Welche Daten wie lange aufbewahren?

Gesundheitsversorgung bedeutet auch immer Datenverarbeitung, und das nicht erst seit Beginn des digitalen Zeitalters. Im Arzneimittel- und Apothekenrecht, vor allem in der Apothekenbetriebsordnung, ist den Apotheken daher eine Vielzahl von Dokumentationspflichten vorgegeben.

Doch es gibt weitere Anwendungsfälle aus Sicht von Apotheken, die sich auf bestimmte Versorgungsbereiche spe­zialisiert haben. Hierzu gehört die Heimversorgung, bei der beispielsweise Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne erstellt werden.

Im Rahmen eines entsprechenden Heimversorgungsvertrags sollte sich zumindest die Datenschutzerklärung und Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung wiederfinden. Doch Apotheke und Heim bzw. Heimbewohner können weitere Vereinbarungen zu den Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten treffen.

Denn hierzu fehlen entsprechende Bestimmungen im bundesweit geltenden Heimgesetz, wie die Apothekerkammer Nordrhein (AKNR) auf Anfrage der DAZ erklärt. Auch im für NRW geltenden Wohn- und Teilhabegesetz finde man keine verbindlichen Fristen, die die Apotheke betreffen, sagt die Kammerjustiziarin Dorothea Scherbarth. Einziger Adressat von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sei immer nur die Pflegeeinrichtung.

Wie ist mit diesen Dokumenten zu verfahren, wenn Bewohnerinnen und Bewohner versterben oder aus dem jeweiligen Heim ziehen? Apotheken- und Arzneimittelgesetz enthalten für einzelne Dokumente im Zusammenhang mit der Heimversorgung keine Vorgaben. Einzig zur Dokumentation der Überprüfung der Arzneimittel in zu versorgenden Einrichtungen werden die Apotheken gemäß § 22 Abs. 1 ApBetrO verpflichtet. Die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen beträgt fünf Jahre.

Bei allen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten stelle sich, laut der AKNR-Justiziarin, grundsätzlich die Frage, „ob und zu welchem Zweck noch zu einem späteren Zeitpunkt ein Rückgriff auf die Unterlagen geboten sein kann“. Das könnte strenggenommen eine Zeitspanne von 30 Jahren sein. Denn theoretisch, so Scherbarth, könnte ein Bewohner bzw. dessen Angehörige wegen mutmaßlicher Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit klagen. Mit Blick auf diese Möglichkeit, wäre es vertretbar, alle Unterlagen sicherheitshalber 30 Jahre aufzubewahren, denn so lange beträgt die absolute Verjährungsfrist bei deliktischen Ansprüchen. Zwingend sei dies – weil gesetzlich nicht konkret geregelt – jedoch nicht.

Vorzeitige Löschung

Doch Bewohner und Patienten können jederzeit auch ihre Rechte auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geltend machen und eine Löschung ihrer Daten fordern. Dies könne aber nur die Daten betreffen, die abseits gesetzlicher Vorgaben gesammelt werden, macht die AKNR-Justiziarin deutlich. Die Dokumentation des Betäubungsmittelverkehrs (drei Jahre, § 13 Absatz 3 BtMVV) oder die Herstellungsprotokolle im Rahmen der Verblisterung (mindestens fünf Jahre, § 22 Absatz 1 ApBetrO) beispielsweise dürfen auf Wunsch nicht vorzeitig gelöscht werden. Wohl aber Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne, deren Erstellung im Rahmen der Heimversorgung mit dem Träger bzw. den Bewohnern vereinbart wurden.

Gesundheitseinrichtungen wie Apotheken sollten sich aber nicht nur verpflichtet fühlen, erhobene Daten aufzubewahren. Es gelte, laut AKNR, auch immer die Datenvermeidung bzw. Datensparsamkeit. So empfiehlt die Bundesapothekerkammer (BAK) allen heimversorgenden Apotheken, im Rahmen der Einwilligungserklärung (der Heimbewohner gegenüber der Apotheke) eine bestimmte Frist vorzusehen, wann welche Daten endgültig gelöscht werden – auch ohne ausdrückliches Verlangen der Bewohnerinnen und Bewohner. So könnte beispielsweise die bewohnerbezogene Medikationsdokumentation drei Jahre nach der letzten Eintragung oder im Todesfall gelöscht werden. Es sei denn, es gelten für bestimmte Arzneimittel (Betäubungsmittel, T-Rezeptverordnungen, Zubereitungen nach Transfusionsgesetz) längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen würden auch nach dem Tod des jeweiligen Patienten bestehen bleiben.

Die AKNR rät ihren Mitgliedern: „Sofern keine gesetzlichen Dokumentationspflichten einschlägig sind, sollte eine Aufbewahrung nur so lange erfolgen, wie es für die Zwecke der Datenverarbeitung zwingend erforderlich ist.“ Vorsorglich sollten Apotheken dieses Anliegen auch noch mal mit dem Gesundheitsamt bzw. der örtlich zuständigen Arzneimittelaufsicht besprechen. Im Hinblick auf mögliche unterschiedliche Gesetze in den einzelnen Bundes­ländern, weist Kammerjustiziarin Dorothea Scherbarth auch darauf hin, die jeweilige Rechtslage anhand der dortigen Gesetze zu überprüfen. |