HBA für Angestellte: Wer muss was versteuern?

Folgendes ist allerdings zu beachten, damit der Auslagenersatz wirklich steuerfrei ist: Die Ausgaben müssen einzeln mit den Mitarbeiter:innen abgerechnet werden. Und die Gebühren müssen in der Höhe erstattet werden, wie sie anfallen. Eine Pauschale ist nicht erlaubt.

In Bezug auf die Zahlungsmodalitäten rät die Treuhand von der Variante abzusehen, bei der die Angestellten in Raten zahlen, die Inhaber:innen den Gesamtbetrag aber auf einmal. Denn dann würde es sich um eine Vorauszahlung der Auslagen handeln. Die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit wäre hier zweifelhaft, begründet die Treuhand ihr Abraten von diesem Modell. Ob von beiden Seiten auf einmal oder in Raten bezahlt wird, spielt hingegen keine Rolle. In beiden Fällen ist die Leistung des Arbeitgebers für die Angestellten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Auch die Zahlungsmodalitäten, also Zahlung auf Rechnung oder im Lastschriftverfahren, hätten keinen Einfluss.

Was passiert bei Kündigung?

Der HBA hat eine Laufzeit von fünf Jahren, auf diesen Zeitraum ist auch die Erstattung durch die GKV ausgelegt – sie deckt die Nettokosten. Falls Apotheker:innen innerhalb dieses Zeitraums kündigen und der Arbeitgeber zahlt den verbleibenden Rest des Betrags, der von den Kassen erstattet wurde, aus, führt die Zahlung beim Angestellten zu steuerpflichtigem Werbungskostenersatz. In den Folgejahren kann dann die laufende Gebühr in der Steuererklärung dann als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden.