Von der Tabelle bis zum Alleskönner: Personalplanung für Apotheken

Der Teamalltag in der Apotheke ist vielseitig und von den verschiedensten Tätigkeiten geprägt. Neben der Rezeptur und dem Handverkauf sind auch einzelne Termine zur Beratung oder der Anmessung von Kompressionsstrümpfen alltäglich. Da nicht durcheinander zu kommen, ist häufig nicht leicht. In Erkältungszeiten ändert sich der Dienstplan gefühlt täglich, was dazu führt, dass die Information nicht immer gleich jeden erreicht. 

Einige Teams nutzen zur Vereinfachung eine formatierte Excel-Tabelle, die bereits viele Vorteile bietet. Hier kann eine wöchentliche Vorlage immer wieder neu bearbeitet werden und auch die Über- und Minderstunden werden automatisch mitgeschrieben. Der Plan kann ausgedruckt und ausgehängt oder als PDF den Kollegen per Mail versendet werden. Ein Nachteil ist, dass kurzfristige Änderungen nur mit viel Mühe allen zur Verfügung gestellt werden können. Der klassische Griff zum Hörer oder dem privaten Handy ist keine Seltenheit. Personalplanungstools verschiedener Anbieter vereinfachen den Alltag und tragen zu einem optimalen Zeitmanagement bei. 

Eine Möglichkeit zur optimierten Planung von Dienstzeiten und Co. ist das Programm MEP24. Die Firma wirbt mit dem Slogan „Einsatzplanung leicht gemacht“. Diese webbasierte Lösung bietet eine vollumfängliche Personalplanung, ohne Teil einer großen Organisationssoftware zu sein. Ist MEP24 einmal eingerichtet, kann durch die Automatisierungsfunktion sehr viel Zeit gespart werden. Die erstmalige Einrichtung erfolgt über Fernwartung. Dabei werden Mitarbeiter mit deren Stunden sowie Urlaubsansprüchen eingepflegt, es werden, falls vorhanden, Filialapotheken verwaltet, und es folgt eine Einweisung für die Arbeit mit dem Programm. 

Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereiche anzulegen und feste Mitarbeiter:innen diesen zuzuweisen – beispielsweise für regelmäßige Tätigkeiten in Rezeptur, Handverkauf oder Verblisterung. Das Einpflegen von wöchentlichen Rollierungen ist möglich, dadurch ist jede zu bearbeitende Woche schon vorgefertigt und kann beliebig an der einen oder anderen Stelle nach dem aktuellen Bedarf angepasst werden. Das Zuweisen von Aufgaben ist ebenfalls möglich, die Termine werden dann im Zeitstrahl ergänzend angezeigt. 

Für den schnellen Überblick können alle Filialapotheken-Einsatzpläne untereinander angezeigt werden. So weiß man immer, wo sich welcher Kollege gerade aufhält. Die Mitarbeiter können jederzeit mithilfe der dazugehörigen App „MEP24team“ ihre Dienstzeiten, den Plan der Filiale und das aktuelle Zeit- sowie Urlaubskonto einsehen, insofern der jeweilige Plan zuvor vom Bearbeiter freigegeben wurde. Die Kollegen können Sperrzeiten oder Wünsche über die App eintragen. Beim Erstellen des Wochenplans werden diese Nachrichten dann angezeigt. Jede Annahme oder Ablehnung eines Wunsches wird dem Mitarbeiter per App als Benachrichtigung mitgeteilt. Eine Information über E-Mail ist ebenso möglich. Nach jeder auch kurzfristigen Änderung eines freigegebenen Planes werden die Mitarbeiter digital informiert. Das spart Zeit und keine Neuigkeiten gehen im manchmal stressigen Alltag verloren. 

Ein integriertes Auswertungsprogramm hilft dem Apothekenleiter Fortbildungsstunden, Fehltage oder Einsatzorte zu überblicken. MEP24 speichert die Daten ausschließlich auf deutschen Servern, arbeitet DSGVO-konform und nutzt die SSL-Verschlüsselung für ein sicheres Arbeiten. Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter. Bei bis zu 30 Kollegen ergibt sich eine monatliche Gebühr von 85 € sowie ein einmaliges Start- und Schulungspaket von knapp 1.900 €. 

Der „aSuite Personalmanager“ spart Zeit im Apothekenalltag und ermöglicht durch das Softwaremodul eine einfache Dienstplangestaltung. Anders als bei MEP24 und Pulse funktioniert aSuite nicht webbasiert, sondern über eine eigene Software. Diese kann bei Interesse 60 Tage kostenlos getestet werden, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Neben den klassischen Funktionen wie der Urlaubs- und Zeitverwaltung kann bei Awinta-Kunden die Mitarbeiterkapazität direkt an die Kundenfrequenz zu den verschiedenen Tageszeiten angepasst werden. Dies ist automatisiert durch eine Schnittstelle mit dem Warenwirtschaftssystem möglich. aSuite ist auch für Filialverbände geeignet. Die Planung kann zentral oder separat erfolgen und die Darstellung aller Apotheken ist einfach möglich. Neben der Versendung des Dienstplanes per Mail können auch hier die Mitarbeiter eine App (aSuite Dienstplan) nutzen um alle Daten immer griffbereit zu haben. 

Was die beste Lösung für den Apothekenalltag darstellt, muss individuell entschieden werden. Kleinere Apotheken mit wenigen Mitarbeitern können sicher auf eine kostenpflichtige Software verzichten und dennoch effizient und zeitsparend das Personal planen. Für größere Apotheken mit vielen Mitarbeitern, die alle bestimmten Bereichen oder Aufgabengebieten zugeordnet sind, wird eine Planungssoftware schon interessant, um im Alltag Zeit und Geld zu sparen. Für Filialverbände mit drei oder vier Apotheken, die regelmäßig das Personal austauschen, ist ein externer Anbieter fast schon ein Muss, um den Überblick über Einsatzorte, Stunden und Mitarbeiterwünsche zu behalten.