APOFIX 2000: Neues und Bekanntes

APOFIX – der "Werkzeugkasten" für die Apotheke

APOFIX 2000 ist heute eine "Toolbox" für die Apotheke, mit der verschiedenste Aufgaben und Fragen gelöst werden können. So umfasst APOFIX 2000 nunmehr vier Teilbausteine:

• Aufbau eines Unternehmens-Datenmodells mit Kosten-Ertrags-Berechnungen, Rentabilitätskalkulationen, "Was-Wenn"-Simulation und vielem mehr.
• Zusatztools wie Rezepturkalkulation, Autokosten-Manager, intelligente Preisfindung, Großhandelskonditionen-Modelle, Spannensimulation u.a.m.
• Völlig neu in der aktuellen Version ein Modul zur patientenorientierten Pharmazie (Pharmaceutical Care),
• Und zuletzt noch das alte, bisherige APOFIX 2000 für DOS, das aber nicht mehr substanziell weiterentwickelt, sondern nur noch an die wichtigsten Rahmenbedingungen angepasst wird.

Ansatz eines einfachen Unternehmens-

Datenmodells

Täglich werden Sie mit Zahlen und Daten überschüttet, Rechnungen trudeln ein, Steuerzahlungen werden fällig. Vor lauter Bäumen sieht man da schnell den Wald nicht mehr ... Die Detailabrechnung, die Buchführung, das Erstellen der betriebswirtschaftlichen Abrechnungsbögen (BWAs) werden Sie zumeist extern delegieren. Doch wie nutzen Sie diese Zahlen von gestern möglichst intelligent für Ihre Zukunftsplanung? Genau hier setzt die Idee von APOFIX an. APOFIX ist also kein Abrechnungsprogramm, sondern vielmehr ein strategisches Planungswerkzeug und auch Controlling-Instrument, das Ihnen den Blick in die Zukunft gestattet. Was kann ich mir an Personal leisten? Lohnt sich eine größere Investition in die Einrichtung oder neue Technik? Welchen Mehrumsatz benötige ich, damit sich das rechnet? Was bleibt schlussendlich netto unter dem Strich übrig? Und wie entwickelt sich mein Einkommen bei Schwankungen des Umsatzes und der Handelsspanne? Wer ein wenig Erfahrung hat, kommt natürlich auch mit überschlägigen Rechnungen auf dem Papier schon recht weit. Wenn aber noch Dinge wie die Finanzierung, der zeitliche Verlauf von Abschreibungen oder die relativ aufwendig zu bestimmende Gewerbe- und Einkommensteuer hineinspielen, dann tut man sich mit einem einfach zu bedienenden Rechenprogramm viel leichter (Abb.1 bis 4). In APOFIX sind die einzelnen Kostenblöcke – wie Personal, Sachkosten, Finanzierung, Investitionsaufwendungen usw. – sowie die jeweiligen Auswertungen in separate Arbeitsblätter aufgeteilt worden, die miteinander verbunden sind und zwischen denen hin- und hergesprungen werden kann. Auf hohen Bedienkomfort und eine gute Verständlichkeit auch für kaufmännisch weniger Geübte wurde großer Wert gelegt.

APOFIX – ein wertvolles Werkzeug für Neugründer

Besonderen Nutzen hat ein solches Programm auch und gerade für Neugründer oder KollegInnen, die mit einer Betriebsverlegung liebäugeln. Sehr schnell können nämlich die Gewinnaussichten abgeschätzt, Mindestumsätze errechnet und Zukunftsmodelle erstellt werden. Prognosen und Planzahlen von Apothekenanbietern lassen sich schnell hinterfragen und unter anderen Sichtweisen neu beleuchten. Der große Vorteil gegenüber den Papier-und-Bleistift-Rechnungen: Nur wenige Tastendrücke – schon können Sie Planumsätze, Spannen oder Kostenblöcke variieren und erhalten im Sinne einer vernetzten Rechnung sofort die jeweiligen Gewinne und Einkommensübersichten, aber auch wichtige Kennzahlen und Leistungsziffern. Ohne große betriebswirtschaftliche Kenntnisse ersehen Sie rasch, wo die kostendeckenden Mindestumsätze liegen und ab wann es rentabel wird.

Excel – eine starke Plattform

Warum das Rad neu erfinden? Heutige Standardprogramme wie das hier verwendete Tabellenkalkulationsprogramm Excel von Microsoft bieten einen derartigen Leistungsumfang an, dass es geradezu dumm wäre, ihn nicht zu nutzen.

• POFIX 2000 for Excel besteht demzufolge aus drei ganz normalen "Arbeitsmappen"
• APOFIX2000.XLS,
• PRAXIS2000.XLS sowie
• PHCARE2000.XLS),

die ihrerseits aus einer ganzen Reihe von Arbeitsblättern zusammengesetzt sind, sowie einer Handbuch-Datei APOFIX2000.DOC im Word 97-Format. Die Arbeitsmappen öffnen Sie in der üblichen Weise und arbeiten dann ganz normal unter der Excel-Oberfläche. Also keine spezielle Programminstallation mehr, kein Herumärgern mit speziellen Rechnerkonfigurationen – wenn Excel 97/2000 läuft, funktioniert APOFIX 2000 for Excel auch.

• inige gute Gründe, die für diesen Ansatz sprechen:
• Excel ist das führende Tabellenkalkulationsprogramm mit einem Marktanteil von über

• 0%. Es ist in allen MS-Office 97/ 2000-Paketen enthalten.
• Tabellenkalkulationsprogramme sind sehr vielseitig und bieten eine ungeheure Vielzahl an Auswerte- und Bearbeitungsmöglichkeiten an.
• Die Strukturen liegen weitgehend offen. Wer möchte, kann eigene Arbeitsblätter anhängen oder die bestehenden modifizieren und dabei auf die bestehenden Daten zugreifen. Die Erläuterungstexte sind ebenfalls frei zugänglich; Sie können also gegebenenfalls eigene Anmerkungen anbringen.
• Die Stabilität der Anwendung ist größer, da sie im Schutz der Excel-Umgebung läuft. Das Ausdrucken, die Verwaltung angeschlossener Geräte, die Variation der Ansichten, die Datenbearbeitung sowie die Kommunikation mit anderen Anwenderprogrammen entsprechen dem Microsoft Windows-Standard.
• Die Pflege der Programme ist einfacher, die Zukunftssicherheit hoch – MS-Office wird auch auf absehbare Zeit seinen hohen Marktanteil verteidigen.

Der einzige Haken daran: Sie benötigen eben das Office 97- bzw. 2000-Paket als Basis. Inzwischen hat sich hier aber im Apothekenbereich einiges getan, es ist kräftig "nachgerüstet" worden. Und mal ehrlich: Wer schon jetzt Auswertungen erstellt, aktiv Handzettel oder Präsentationen gestaltet oder Texte verfasst, der kommt um ein leistungsfähiges Office-Programm sowieso nicht mehr herum.

APOFIX ist ein Datenpool

Last but noch least: APOFIX bietet eine ganze Reihe von wichtigen Marktdaten. Umsatzzahlen, Spannen, Packungswerte, Verschreibungszahlen der Ärzte, Altersaufbau der GKV-Versicherten, Steuer- und Sozialversicherungseckdaten – all dies findet sich in den verschiedenen Excel-Blättern. Zudem sind die aktuellen Gehaltstarife integriert. Ein Gutteil des Update-Aufwandes versteckt sich also auch – für den Benutzer auf den ersten Blick kaum sichtbar – hinter der Pflege solcher Zahlen. Schlussendlich erspart eine solche Datensammlung dem Anwender eine aufwendige Suche in verschiedensten Publikationen und Listen. Wer das Internet nutzt, wird zudem sicher Gefallen an der neuen Sammlung verschiedener Internet-Links finden, die für die Apotheke von Interesse sein können.

Patientenorientierte Pharmazie

Um eine "Rundum-Toolbox" für die Apotheke zu schaffen, wurden nunmehr auch einige Arbeitsblätter für den Beratungsalltag erdacht. Dank der Windows-Umgebung ist es kinderleicht, ansprechende Ausdrucke in verschiedenen Variationen anzufertigen. Die grafische Darstellung ermöglicht es, auch den Patienten einmal einen Blick auf dem Bildschirm zu gestatten (Abb.7 bis 10). Folgende Blätter sind in dieser

• rsten Version vorhanden:
• Berechnung und Bewertung des Body-Mass-Index (BMI) sowie einfache Kalorienberechnung
• Blutspiegelkurven-Simulation
• Dokumentations- und Auswertebögen zu Arzneimittelwirkungen ("Beschwerde-Tagebuch" mit rechnergestützter Auswertemöglichkeit)
• Blutdruck-Verlaufskontrolle mit Auswertemöglichkeiten
• Blutwerte-Analyseblatt für die häufigsten, in der Apotheke erhobenen Blutparameter wie Blutzucker, Blutfette, Harnsäure usw.
• Berechnung des Biorhythmus.

Der Gedanke, für die Beratung nutzbare Excel-Blätter zu schaffen, ist im momentanen Stadium zweifellos erst einmal ein Experiment. Wir freuen uns daher auf entsprechende Rückmeldungen und Anregungen, welche Funktionen noch in Frage kämen. Zudem sind diese Blätter vielleicht auch ein Ansporn, sich die Möglichkeiten moderner Programme wie Excel praktisch für den Beratungsalltag zunutze zu machen. Wir werden in einem weiteren Beitrag hierzu noch mehr berichten.

Kurze Funktionsübersicht

In aller Kürze hier noch einmal eine Übersicht über alle wichtigen Funktionen in APOFIX 2000:

Arbeitsmappe

APOFIX2000.XLS }Wirtschaftliche Abbildung des Apothekenbetriebes mit Personalkosten-Matrix, Investitions- und Abschreibungsrechner, Finanzierung, Sach- und Raumkostenerfassung, Eingabe der Einnahmen anhand verschiedener Modelle auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis in verschiedenen Detailgraden

• Gewinn-/Verlustberechnung, Errechnung des Netto-Verfügungsbetrages, 3-Jahres-Mittelfrist-Vorausschau, Liquiditätsplanung, grafische Übersichten und Betriebszahlen-Vergleiche
• Kennzahlenberechnung (wie Umsatzrendite, Eigenkapitalverzinsung, Umsatzleistung pro Mitarbeiter u.a.)
• Langfrist-Prognose und Simulation anhand von "Was-Wenn-Szenarien" und Zielumsatzberechnung (nötiger Umsatz für ein bestimmtes Einkommen)
• Arzneimittelpreis-Calculator.

Arbeitsmappe

PRAXIS2000.XLS

}Betriebswirtschaftliche Rezeptur- und Defektur-Kalkulation

• Großhandelskonditionen-Vergleich
• ABC-Analyse und Regaloptimierung
• Markt- und Verordnungspotenziale
• Spannen-Vorausberechnung und Packungswertstruktur-Analyse
• Rentabilität eines Kommissionier-Automaten
• Privater Einnahmen-/Ausgaben-Manager
• Kleine Wertpapier-Verwaltung
• Autokosten-Manager mit steuerlicher Betrachtung
• Finanzrechner für Sparpläne, Renten usw.

Arbeitsmappe

PHCARE2000.XLS

Patientenorientierte Blätter zu Körpergewicht und BMI, Blutdruckkontrolle, Blutwerten, Arzneimittelwirkungen und Patienten-Beschwerdetagebuch, Blutspiegelkurven und Bio- rhythmus.

Ausführliche Dokumentation

Handbuch und Online-Word-Datei mit einer Liste interessanter Internet-Links. Im Vergleich zur Vorgängerversion ist die gesamte Arbeitsmappe zu Pharmaceutical Care komplett neu hinzugekommen, in den übrigen Modulen sind verschiedene Blätter neu eingefügt worden, wie der Autokosten-Manager oder die Spannensimulation. Die übrigen Arbeitsblätter sind z.T. deutlich erweitert und durch zusätzliche Daten und Informationen ergänzt worden.

Systemvoraussetzungen

APOFIX 2000 for Excel ist lauffähig unter Excel 97, das in allen Versionen des Office 97-Paketes von Microsoft enthalten ist. Unter der Nachfolgeversion Office 2000 können Sie APOFIX 2000 natürlich ganz genauso einsetzen. Als minimale Rechnerausstattung für Office 97 bzw. 2000 empfehlen wir einen Pentium-Rechner ab etwa 100 MHz mit mindestens 32 kB Arbeitsspeicher sowie einer Festplatte von mindestens etwa 1 GB Kapazität. Besser ist natürlich ein schnellerer Pentium bzw. Pentium II/III, vor allem aber mehr Arbeitsspeicher. 64MB haben sich als gute Basis herausgestellt. APOFIX 2000 for Excel selbst benötigt nur etwa 2 MB Festplattenspeicher. APOFIX 2000 für DOS mit einer zeichenorientierten Oberfläche funktioniert auf Rechnern ab 80386 mit MS-DOS ab Vers.5.0 und mindestens 575 kB freiem Arbeitsspeicher. Es lässt sich auch in Windows ab Version 3.1 im jeweiligen DOS-Fenster starten.

Seitenblick

zu den Ärzten Abschließend sei noch darauf hingewiesen, dass ein ganz ähnliches Produkt (MEDIFIX for Excel) auch für die ärztlichen Kollegen existiert. Damit ist es, analog zu APOFIX, möglich, die wirtschaftlichen Basisdaten einer Arztpraxis abzubilden und entsprechende Planrechnungen vorzunehmen. Die Produkte ähneln sich recht stark – MEDIFIX ist schließlich aus APOFIX hervorgegangen. Die Besonderheiten einer Arztpraxis haben es dennoch nahe gelegt, ein eigenes Programm dafür zu konzipieren. Vielleicht Anregung für den einen oder anderen, sich auch einmal mit dieser Materie zu beschäftigen oder die Ärzte in der direkten Umgebung mit etwas nicht Alltäglichem zu überraschen... Z

Anschrift des Verfassers:

Dr. Reinhard Herzog Philosophenweg 67 72076 Tübingen E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de APOFIX 2000 ist, ebenso wie MEDIFIX, über den Deutschen Apotheker Verlag Stuttgart zum Preis von DM 198,– zuzüglich Mehrwertsteuer erhältlich.