Interpharm 2002/Motivationsförderung: Fördern und loben Sie Ihre Mitarbeiter!

Alles schriftlich fixieren

Diplom-Kaufmann Witte, gemeinsam mit Diplom-Betriebswirtin Doris Zur Mühlen geschäftsführender Gesellschafter der RST Steuerberatungsgesellschaft mit Stammsitz in Essen, stellte die Wichtigkeit heraus, alle Vereinbarungen schriftlich zu fixieren. Anderenfalls erhielten die Maßnahmen nicht den nötigen Stellenwert und gingen im Tagesgeschäft schnell wieder unter. Dazu gehörten neben den Zielen beispielsweise die Modalitäten der Zusatzvergütungen, zu deren Formulierung auch ein Steuerberater oder Anwalt herangezogen werden könne.

Leistungsfaktor Personal

"Mitarbeiter sind die Imageträger der Apotheke", hob Witte hervor. Zufriedene Beschäftigte strahlten auch Zufriedenheit aus, was Patienten und Kunden sofort in der Offizin merkten. Aufgrund hoher Anforderungen an Kompetenz, Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter sei es unabdingbar, diese Faktoren aktiv zu fördern, da sie die Dienstleistungsfunktionen, Kundenbindung und Serviceleistungen der Apotheke mit bedingen.

Laut Witte werden Anzahl und Zusammensetzung des Teams und die Höhe der Personalkosten durch die konkrete Versorgungsaufgabe der Apotheke bestimmt. Mehr als bisher sollte der "Wareneinsatz-Personalkosten-Koeffizient" mit der etwa 80prozentigen Rentabilitätssschwelle beachtet werden. Hier fließe zum Beispiel ein, ob es sich um eine Apotheke in einem Center handele (vergleichsweise niedriger Wareneinsatz, aber erhöhte Personalkosten) oder eine auf dem Land mit relativ wenig Laufkunden. Schlecht sei es, wenn der genannte Koeffizient deutlich über der Rentabilitätsschwelle liegt. Insgesamt müsse jede Leiterin / jeder Leiter den richtigen Mittelweg für den Betrieb finden. Eine zu große Zahl an pharmazeutischem Personal gelte es ebenso zu verhindern wie eine zu geringe aus falsch verstandenem Kostenbewussten. Letzteres sei für die Apotheke nachteilig, wenn Fachkräfte etwa für die Beratung fehlen.

Von Gaspedal und Bremse

Wie der Steuerberater sagte, ist die Motivation der antreibende Motor der Mitarbeiter. Anreize (Incentives) sind demnach Gaspedal und Lenkung, um kurzfristig Tempo und Richtung zu verändern. Bei falschem Einsatz könnten sie aber auch als Bremse wirken, lautete die Warnung.

Der den Anreizsystemen zugrundeliegende Gedanke ist die Verbindung der individuellen Interessen der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen der Apotheke, welche zum Teil konträr dazu liegen. Da die engagierten Leistungsträger im Team erkannt und an die Offizin gebunden werden sollen, ist der derzeit geltende Gehaltstarif mit seiner Struktur ungeeignet. Da jedoch die Wandlung etwa des Bundesrahmentarifvertrags zum modernen Führungsinstrument Zeit benötige, ist der bewusste Einsatz von Incentives sinnvoll. "Verknüpfen Sie die Belohnung der Mitarbeiter mit dem wirtschaftlichen Erfolg der Apotheke", lautete der Hinweis.

Ansatz für Anreize

Da Anerkennung für geleistete Arbeit und das Gefühl, involviert zu sein, in Studien noch vor der guten Bezahlung lagen (an erster Stelle rangierte der Arbeitsinhalt, die interessante Aufgabe), können Anreizsystem an allen drei Punkten ansetzen. Auf diese Weise werden Motivationsfaktoren bewusst als aktive Führungsinstrumente genutzt, hieß es.

Am Anfang: Ziele

In jedem Fall müssen zuerst Ziele schriftlich festgelegt werden, ansonsten sind Erfolge nicht messbar. Nach Worten von Witte müssen die Ziele oder Teilziele erreichbar und durch die Mitarbeiter beeinflussbar sein. Neben der Festlegung der Prämienart (Teamprämien oder Einzelprämien) gehört die der Gegenleistung (beispielsweise Prämienhöhe, Zahlungsmodalitäten) dazu. Sinnvoll sind demnach klare Zuständigkeiten der Beschäftigten in der Apotheke, also die Zuordnung, ob ein Mitarbeiter überwiegend zum Beispiel im vorderen Bereich am HV-Tisch den Barumsatz oder den Umsatz der Frei- und Sichtwahl mit beeinflussen kann ("Frontoffice") oder ob der Schwerpunkt der Tätigkeit etwa bei den Vorgaben für den Wareneinkauf liegt ("Backoffice").

Förderung von Fortbildung

Der Steuerberater fächerte einen bunten Strauss unterschiedlicher Ziele auf. So sei die Spezialisierung auf bestimmte chronische Krankheiten denkbar, bei der im Erfolgsfall die Versorgungs-Kompetenz etwa für Diabetiker erkennbar ist und unter Umständen an steigenden Rezeptzahlen ablesbar ist. Des weiteren könnte die geplante Reduzierung des Warenlagers unter einen definierten Wert vom Umsatz ein anderes Ziel sein oder das Senken von Verlusten. Im zuletzt genannten Fall ist die Reduzierung des Verlusts oder des Warenlagers gleichbedeutend mit dem Gewinn an Liquidität. Ein ganz anderer Ansatz liegt in der Förderung von Fortbildung in der Freizeit, wo nach dem Besuch einer festgelegten Zahl an Veranstaltungen eine Belohnung winkt. Die Apotheke selbst profitiert von den gut ausgebildeten Angestellten.

Akzeptanz wichtig

Bei allen Maßnahmen darf die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter nicht vergessen werden. Die Vorhaben sollten den Angestellten erläutert werden, wobei die Regelungen nachvollziehbar, realistisch und akzeptabel sein müssen und leistungsgerecht erscheinen sollten. In keinem Fall darf ein Team zerstört und die Beschäftigten dürfen nicht gegeneinander aufgebracht werden. Negative Auswirkungen auf das Betriebsklima, aber auch auf die Kunden müssen vermieden werden.

Zur Abrechnung

Möglichst zeitnah an den Maßnahmen sollten Auswertung und Abrechnung unter Einbeziehung der Mitarbeiter dergestalt erfolgen, dass sie zum Beispiel Kopien von Kassenausdrucken erhalten. Ohne Details wie Umsatz oder Gewinn eines Betriebs offen legen zu müssen, biete sich ansonsten die schriftliche Testierung bestimmter Zuwächse durch den Steuerberater an. Außer der materiellen dürfe allerdings die immaterielle Anerkennung etwa durch bewusstes Loben nicht vergessen werden, da letzteres ebenfalls stark motivationsfördernd wirkt. Witte empfahl in diesem Zusammenhang zudem, Zusatzvergütung entsprechend ins Bewusstsein der Mitarbeiter zu rücken und etwa in der Gehaltsabrechnung getrennt auszuweisen.

Tantiemen

Tantiemen bieten sich seinen Worten zufolge als Zusatzvergütung für Mitarbeiter mit besonderen Positionen in der Offizin an. Das könne der oder die ChefvertreterIn ebenso sein wie eine Approbierte als Verantwortliche für den Handverkauf oder eine PTA, die die Bereitschaft zu mehr Verantwortung signalisierte.

Die Anbindung der Tantieme für die leitenden Angestellten zum Beispiel an die Entwicklung des Nettoumsatzes hielt der Essener nicht für geschickt. Ein Mitarbeiter könnte einseitig nur darauf reagieren und etwa die Kosten benötigter Maßnahmen ausblenden, was kontraproduktiv für den Betrieb wäre. Besser als das wären Kennzahlen wie etwa die Steigerung der betreuten Diabetiker, wenn als Ziel die Spezialisierung auf Zuckerkranke ausgegeben wurde. Die Deckelung der Tantieme sei insofern empfehlenswert, da ansonsten in Einzelfällen wie etwa dem zusätzlichen Aufbau der Zytostatikaversorgung in einer Offizin hohe Summen an den Mitarbeiter flössen.

Prämien

Bei Prämien wird grob zwischen an materielle Kennziffern gebundene Prämien einerseits und an Wertkennziffern gebundene Prämien andererseits unterschieden. An materiellen Kennziffern könnten sich mengenbezogene anbieten (etwa Stückprämien für den Verkauf besonders zu forcierender Produkte) oder im Backoffice die Anzahl bewegter Packungen. Prämien könnten auch für eine bestimmte Anzahl besuchter Fort- oder Weiterbildungen gezahlt werden.

Erfolgreich: Kundenseminare

Als sehr erfolgreich hat sich demnach die Delegation von Kundenseminaren - zum Beispiel für bestimmte Krankheiten - an einen bestimmten Mitarbeiter erwiesen. Hier wie auch für das Erstellen von Handzetteln oder der Betreuung der Apotheken-Homepage im Internet liege der Vorteil für den Leiter oder die Leiterin in der Entlastung und dem Ermöglichen von Freiräumen für andere Tätigkeiten.

An Wertkennziffern gebundene Prämien für nicht-leitende Angestellte könnten beispielsweise Mehrumsatzprämien sein, welche im Vergleich zum Vorjahr oder gemessen am geplanten Umsatz des laufenden Jahres ermittelt werden könnten. Der Bezug auf den Gewinn der Apotheke sei unüblich, da Angestellte Faktoren wie Miete oder Pacht nicht beeinflussen können. Beim Warenlager könnte die Festsetzung einer Prämie für die rationelle Warenwirtschaft motivationssteigernd sein, konkret für die Einhaltung einer bestimmten Höhe des Warenlagers im Jahresdurchschnitt oder die Reduzierung von Warenverlusten. Bei den Kostenkennziffern als letztes Beispiel bei den an Wertkennziffern gebundenen Prämien wurde als Beispiel ein Anreizsystem für die Überbrückung der Erziehungszeit einer PTA angeführt. Einigt sich der Leiter oder die Leiterin mit dem Team darauf, für einen überschaubaren Zeitraum keinen neuen Angestellten einzustellen, könnte eine Prämie zum Beispiel in Höhe von 30 Prozent oder mehr der entstandenen Einsparungen bei den Personalkosten gezahlt werden, die anteilig nach der geleisteten Arbeitszeit aufgeteilt oder als Festbetrag ausgelobt wird.

Schwierig: Einzelprämie

Die Entwicklung eines Einzelprämiensystems nannte Witte sehr aufwändig. Er hielt es aber vor allem wegen möglicher negativer Effekte wie der Entstehung von egoistischem Konkurrenzdenken bei den Mitarbeitern untereinander für schwierig. Im Gegensatz dazu fördern Teamprämien Teamgeist und die Erfüllung aller Aufgaben. Eine Möglichkeit könne die Ermittlung des Anteils des Mitarbeiters in Abhängigkeit von der individuellen Arbeitszeit sein. In Einzelfällen biete sich die Berücksichtigung einer Mindestbetriebszugehörigkeit an. Die Prämien solle nicht nach Ausbildung und Qualifikation der Angestellten differenziert werden, da das bereits das Grundgehalt regele.

Übertarifliche Zahlung

Nur übertarifliche Zahlungen zu veranlassen ist laut Witte noch kein Anreizsystem, da diese dann zur Selbstverständlichkeit werden. Da ein Rechtsanspruch entsteht, ist bei Rücknahme eine Änderungskündigung nötig. Übertarifliche Zahlungen sollten absolut und nicht prozentual vereinbart werden, da sie ansonsten bei jeder Tariferhöhung automatisch mit steigen. Bei Neueinstellungen von Mitarbeitern könnten sie als widerrufliche Zulage festgelegt werden. Empfehlenswert sei die Vereinbarung in Abhängigkeit von Leistungskriterien, das Beispiel lautete hier: "Nach Übernahme der Aufgabe als Leiter des Rezepturbereichs erhöht sich das Gehalt um 125 Euro".

Besonderes belohnen

Für besondere Leistungen bieten sich demnach einmalige Zuwendungen an. Dabei geschehen die häufig nicht in Geldform, sondern in anderem Gewand. Das könne die Einladung zum Deutschen Apothekertag oder zu einer guten Fortbildung jeweils in einem schönen Hotel ebenso sein wie das Sponsern etwa eines PTA-Kongresses auf einer Ferien-Insel. Wird dies sporadisch als Leistungsanerkennung gewährt, weil es zum Beispiel an bestimmte Höhepunkte der Apotheke gebunden war, bleibt die Flexibilität der Apothekenleiter erhalten und es gibt keine Zwänge wie bei den Prämienvereinbarungen oder der übertariflichen Zahlung.

Vorschlagswesen einführen

Viele positive Effekte sind laut Witte durch ein betriebliches Vorschlagswesen zu erwarten. Die Mitarbeiter werden aktiv einbezogen, um Arbeitsabläufe rationeller zu gestalten, Kosten zu optimieren oder Umsatzreserven durch Marketingideen zu erschließen. "Ihr Mitarbeiter macht sich Gedanken über etwas, an das Sie als Chefin nicht gedacht haben", so der Steuerberater. Die Angestellten könnten etwa prozentual an Einsparungen beteiligt werden oder einen Festbetrag erhalten.

Steuerfreie Zuwendungen

Angesichts der bekannt hohen Quote an Sozialversicherungsbeiträgen sowie Steuern kommt beim Arbeitnehmer viel weniger als der Brutto-Betrag an. Andererseits kann der Arbeitgeber nach der Faustformel "Brutto plus 23 Prozent" abschätzen, was ihn eine Gehalterhöhung seines Angestellten kostet.

Auf die Bedeutung steuerfreier Zuwendungen ging Diplom-Betriebswirtin Doris Zur Mühlen, wie Witte geschäftsführende Gesellschafterin der RST Steuerberatungsgesellschaft, ein. Sie hob hervor, dass vom Grundsatz her jede Geldleistung an einen Arbeitnehmer wie Arbeitslohn behandelt werden muss, soweit es sich nicht um die Erstattung von Auslagen wie Reisekosten handelt. Auch die vermögenswirksamen Leistungen seien wie Lohn steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Nettolohn erhöhen

Es lohnt sich, so die Steuerberaterin, alle steuerfreien Zuwendungen auszuschöpfen. Die häufigsten Zuwendungen sind demnach Direktzuwendungen an den Arbeitnehmer in Form von Geld- oder Sachleistungen oder Erstattungen von Kosten des Arbeitnehmers.

Geldleistungen

Als Geldleistung können zum Beispiel die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Apotheke getragen werden. Werden etwa die Aufwändungen für öffentliche Verkehrsmittel übernommen, kommen die Fahrscheine als Beleg zu den Lohnunterlagen, der Zuschuss muss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Bei Ersatz für Fahren mit dem Auto muss der Arbeitgeber zwar pauschal 15 Prozent Lohnsteuer zahlen, der Vorteil liegt hier im Wegfall von Sozialversicherungsbeiträgen. Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei kann laut Doris Zur Mühlen Geburts- und Heiratsbeihilfe gewährt werden. Die Zuwendung von maximal 358 Euro je Kind muss innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Geburt oder der Eheschließung erfolgen. Die Empfehlung der Steuerberaterin lautete, die Summe, die auch als Geschenk möglich sei, nicht quasi nebenher zu bezahlen, sondern das Besondere dieser Einmalzahlung herauszustellen, damit die positive Wirkung nicht verpufft.

Beispiel Kindergarten

Demnach können Arbeitgeber auch Kindergartenzuschüsse für die Unterbringung nicht schulpflichtiger Kinder zahlen, die ebenfalls Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind, was zusätzlich zum Lohn geschieht. Das gilt allerdings nicht für Aufwändungen der Betreuung im Haushalt der Eltern. Auch hier werden die Originalbelege, die die Eltern dem Chef oder der Chefin geben, zu den Lohnunterlagen genommen.

Etwas komplizierter seien die Regelungen zur Erholungsbeihilfe, so Doris Zur Mühlen, so dass sich hier das Gespräch mit dem Steuerberater anbiete.

Notstandskasse

Ihren Worten zufolge zahlen einige ApothekerInnen ihren Angestellten in Notlagen privat Unterstützungen. Dabei könne dies auch als Kosten über die Apotheke laufen. Unterschieden wird demnach nur, ob es sich um einen Betrieb mit weniger als fünf Arbeitnehmern handele, ansonsten werde für die Notstandskasse die Zustimmung der Personalvertretung benötigt. Im Jahr könnten bis zu 600 Euro bei einer Notlage wie Tod, Hilfsbedürftigkeit nach Hochwasser oder bei langer Krankheit gezahlt werden. In Einzelfällen gibt es Auskunft beim Betriebsstättenfinanzamt.

Arbeitgeberdarlehen

Bei Arbeitgeberdarlehen gibt es einerseits den Fall, dass zinslose Darlehen bis 2600 Euro gewährt werden (Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei), wobei hier der Vorteil in der Zinsersparnis liegt. Oberhalb dieser Grenze können verbilligte Darlehen mit einem Zinssatz unter 5,5 Prozent gezahlt werden, wobei die Differenz zwischen den 5,5 Prozent und dem vereinbarten Zinssatz versteuert werden muss und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Sonntagszuschläge

Zuschläge für Sonntag-, Feiertags- und Nachtarbeit sind Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, aber für tatsächlich geleistete Arbeit in unterschiedlichen Prozentsätzen davon befreit. Letzteres gilt zum Beispiel für eine Apotheken-Inventur am Wochenende oder abends. Die Regelungen zum Bereitschaftsdienst bleiben davon unberührt. Die Diplom-Betriebswirtin stellte darüber hinaus die Direktversicherung vor, bei der der Arbeitgeber freiwillig direkt an die Versicherungsgesellschaft zahlt.

Sachleistung

Prinzipiell gilt, so Zur Mühlen, dass alle Güter, die in Geldeswert bestehen, Einnahmen sind und wie Lohn behandelt werden, also Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind. Aber es gebe eine Reihe von Ausnahmen, eine davon ist die unentgeldliche Gewährung von Getränken und Genussmitteln. Sind Kaffee, Tee, Süßigkeiten oder Obst zum Verzehr im Betrieb gedacht, gelten sie als Annehmlichkeiten und sind Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus dem Apothekensortiment. Der Rabattfreibetrag als Summe der Preisnachlässe pro Jahr liegt demnach bei 1224 Euro. Die Ware wird zum Einkaufspreis plus Mehrwertsteuer an die Angestellten verkauft.

Etwas erhöht wurde die monatliche Freigrenze für Sachbezüge, die am 1. Januar 2002 von 60 DM auf 50 Euro pro Mitarbeiter stieg. Das könnten zum Beispiel ein Zeitschriftenabo oder Bücher, Wein oder ein Fitness-Abo sein. In der monatlichen Freigrenze von 50 Euro pro Angestelltem kann auch die private Mitbenutzung des Telefons in der Apotheke enthalten sein. Werden Gutscheine überlassen, muss die Sache konkret bezeichnet sein sowie angegeben werden, für wen er gedacht ist. Bei besonderen persönlichen Ereignissen wie Geburtstag, Silberhochzeit oder Taufe, können zusätzlich dazu Aufmerksamkeiten bis zu 35 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) gewährt werden.

Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen müssen grundsätzlich allen Mitarbeitern offen stehen. Zwei Veranstaltungen pro Jahr sind möglich, bei denen jeweils die Freigrenze bei 110 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) pro Mitarbeiter für alle Aufwändungen liegt.

Darüber hinaus kann die Beköstigung während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes steuerfreie Zuwendung sein. Die Freigrenze, wenn zum Beispiel die Inventur in der Apotheke vonstatten geht, liegt bei 35 Euro. Gelegentlich können Theater- Opern- oder Konzertkarten überlassen werden, die dann als Annehmlichkeit und nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten.

Parkgebühren

Bei der Erstattung von Parkgebühren muss das betriebliche Interesse beim Abstellen des Autos während der Arbeitszeit überwiegen. Die Erstattung von Parkgebühren ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn diese direkt an den Arbeitnehmer erfolgt, also der Angestellte den Vertrag mit dem Parkhausbetreiber abschloss. Zahlt dagegen der Apothekenleiter oder die Leiterin direkt an das Parkhaus, ist das lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei den Zuwendungen durch Essensmarken oder Restaurantschecks gelten eine Reihe von Formalitäten, weshalb sich das Gespräch mit der Gehaltsabrechnungsstelle empfiehlt.

Übernahme von Kosten

Als steuerfreie Zuwendungen kommen neben den erwähnten Direktzuwendungen als Geld- oder Sachleistungen auch lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Erstattungen von Kosten des Arbeitnehmers in Betracht. Demnach fallen unter die Erstattung von Reisekosten für Dienstfahrten die Fahrkostenerstattung, der Verpflegungsmehraufwand in Form der bekannten Pauschbeträge, Parkgebühren, Taxikosten, Pauschbeträge für die Übernachtung oder die Dienstreisen-Kaskoversicherung.

Darüber hinaus kann Wäschegeld gezahlt werden, allerdings nicht mehr als Pauschale, sondern nur mit Einzelnachweis. Zudem können Umzugskosten erstattet werden, wenn dieser beruflich veranlasst war. Pauschalvergütungen sind für Ledige (537 Euro) und für Verheiratete (1074 Euro) möglich. Zudem gibt es die Fälle, in denen ein Firmenwagen zur privaten Mitbenutzung überlassen wird, was im Detail mit der Gehaltsabrechnungsstelle abgesprochen werden sollte.

Betriebliche Altersvorsorge

Wie Steuerberater Axel Witte darüber hinaus ausführte, ist bei der betrieblichen Altersvorsorge - weiteres Thema des Interpharm-Seminars - der Anspruch des Arbeitnehmers auf die vierprozentige Gehaltsumwandlung neu. Diesen Rechtsanspruch (bis zu vier Prozent der Bemessungsgrenze zur Rentenversicherung) habe es zuvor nicht gegeben. Apothekenmitarbeiter können demnach zum Chef / zur Chefin gehen und beispielsweise auf der Umwandlung des 13. Gehalts in die betriebliche Altersvorsorge zugunsten etwa einer Direktversicherung bestehen. Da es keine Patentlösung für alle Apotheken gibt, wurde eine persönliche Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge empfohlen.