Apotheker im Focus des Fiskus!

Bellinger warnte davor, die Steuerprüfer zu unterschätzen. Die Finanzbehörden seien heute bestens auf die digitale Betriebsprüfung vorbereitet. Sie kennen die unterschiedlichen Apotheken-Systeme, wissen um die Schwachstellen und Manipulationsmöglichkeiten, sie tauschen sich auf internen Fortbildungsveranstaltungen aus und kommunizieren über ihre Erfolge und Treffer in einem geschlossenen Internetportal. Eine Leistungsfähige Software ("IDEA") hilft den Prüfern, das Warenwirtschaftssystem einer Apotheke vollkommen zu durchleuchten, zu filtern, zu sortieren und zu analysieren. In Internetforen tauschen die Steuerprüfer bereits Tipps untereinander aus, auf welchem Weg sich bei einem bestimmten Warenwirtschaftssystem eine Unregelmäßigkeit aufspüren lässt, um die Befugnis zum Schätzen zu bekommen. Bellinger: "So mancher Prüfer ist wie eine Blondine in einer Dorfdisco: er findet immer was."

GoBS einhalten

Oberstes Gebot für die Apotheke und das Warenwirtschaftssystem: die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind einzuhalten (sie finden sich auf den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums). Sie bilden die Grundlage für die Abgabenordnung. Ergeben sich durch die digitale Prüfung Hinweise darauf, dass die GoBS nicht eingehalten wurden, dürfen die Prüfer schätzen.

Als häufigste Methode der Prüfung gilt die sogenante Z3-Prüfung: Die Apotheke muss dem Prüfer einen Datenträger (CD) mit steuerrelevanten Daten überlassen.

Bellinger machte darauf aufmerksam, dass es Aufgabe der Apotheke ist, die steuerrelevanten Daten zu strukturieren, zu archivieren und verfügbar zu machen. Dabei ist es auch aus Datenschutzgründen wichtig, steuerrelevante Daten von den nicht steuerrelevanten Daten abzugrenzen. "Patientendaten gehen den Fiskus nichts an", so der Steuerrechtler. Auch Kundenfrequenzanalysen oder Warenkorbstatistiken gehören nicht auf eine solche CD.

Bellinger warnte ausdrücklich davor, Manipulationen am Warenwirtschaftssystem vorzunehmen, indem man sogenannte Zapper einsetzt. Es soll Apotheken-Softwarehäuser geben, die ihren Kunden solche kleinen Programme auf einem USB-Stick zur Verfügung stellen, mit denen sich das System, beispielsweise das Kassenbuch, temporär manipulieren lässt. Steuerprüfer können heute die Schnittstellen für einen Zapper im Warenwirtschaftssystem entdecken, was bereits einen Anfangsverdacht auf die Apotheke wirft. "Sie können davon ausgehen", so Bellinger, "dass der Prüfer etwas finden wird, um Sie zu schätzen."

Auch Angestellte tricksen

Erschreckend sei auch, so der Rechts- und Steueranwalt, in wie vielen Fällen nicht nur Apothekenleiter, sondern auch Angestellte das Warenwirtschaftssystem manipulieren und austricksen, um Geld in die eigene Tasche fließen zu lassen. Im Durchschnitt gehen einer Apotheke, in der ein Mitarbeiter manipuliert, rund 700 Euro im Monat verloren. Für Steuerprüfer ist es ein Leichtes, solche Manipulationen zu entdecken und die Apotheke zu Steuernachzahlungen zu verpflichten.

Auch wenn Steuernachzahlungen ärgerlich sind – der Umgang mit Steuerprüfern sollte vonseiten der Apotheke respektvoll und konstruktiv sein: "Ein Betriebsprüfer macht seinen Job, er muss alle Daten bekommen, auf die er einen Anspruch hat, ohne Hinhaltetaktik." Verlangt der Prüfer allerdings etwas, worauf er keinen Anspruch hat, darf er höflich darauf hingewiesen werden, am besten mit entsprechenden Zitatstellen aus der Rechtsprechung mit Unterstützung des Steuerberaters.

AZ 2012, Nr. 10, S. 1