Checklisten zum Automatenkauf

DAZ: Herr Senkler, worauf muss man bei der Anschaffung eines Kommissionierautomaten ganz besonders achten?

Senkler: Da gibt es eine Menge zu beachten. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Automaten in Ihrer Apotheke stehen,

• der statt der zugesagten 14.000 keine 10.000 Packungen fasst,
• der so unangenehm laut ist, dass Sie daneben nicht arbeiten können,
• wo Sie beim Einlagern alle 5 Minuten eine viertel Stunde warten müssen,
• dessen vollautomatische Einlagerung erst am Nachmittag mit der Morgenlieferung fertig ist,
• der stehen bleibt, wenn der Automaten-PC ausfällt,
• für den es nach sieben Jahren keine Ersatzteile mehr gibt,
• der eine halbe Stunde pro Tag ausfallen kann, ohne dass dies ein Mangel ist,
• wo Packungen aus der Wendelrutsche herausfallen oder steckenbleiben,
• in den Sie keine Packungen über 800 g oder 20 cm Länge einlagern können,
• für den bei Automatenausfall nur eine Reaktionszeit von 24 Stunden angeboten wird.

Dies sind nur einige Beispiele, die ich in meiner Praxis erlebt habe. Daneben gibt es noch viele andere Punkte, die hier aber den Rahmen sprengen würden.

DAZ: Einen solchen Automaten möchte natürlich niemand in seiner Apotheke haben. Wie kann denn vermieden werden, dass sich der Automat als zu klein herausstellt?

Senkler: Zunächst muss man klären, welche Ware im Automaten untergebracht werden soll. Übervorräte für Frei- und Sichtwahl kann man zunächst getrost außen vor lassen. Übervorräte für das Generalalphabet und das Generalalphabet selber sollte man jedoch im Kommissionierautomaten unterbringen können. Zählen Sie diese Packungen lieber mal physisch durch, denn ich habe oft erlebt, dass die Warenwirtschaft hier völlig andere Zahlen angibt, weil die Lagerorte nur selten perfekt gepflegt sind.

Da das Generalalphabet und die Übervorräte jahreszeitlichen Schwankungen unterliegen, sollten Sie einen entsprechenden Sicherheitszuschlag einkalkulieren. Dieser Zuschlag sollte auch ein realistisches Wachstum berücksichtigen, denn der Automat soll ja für 10 bis 15 Jahre ausreichend dimensioniert sein.

Meine Faustformel: Generalalphabet + Übervorrat für das Generalalphabet + 20%

Beachten Sie bei den Kapazitätsangaben der Hersteller, dass häufig ein Bereich „von bis zu“ angegeben wird. Der „bis-zu“-Wert ist in der Realität meist nicht erreichbar, es sei denn, man hat einen klaren Schwerpunkt im Bereich der Augentropfen und Ohrensalben. Erst wenn der „von“-Wert um mehr als 10% unterschritten wird, akzeptieren manche Hersteller einen im Voraus vereinbarten Minderungsanspruch des Kunden.

Damit der Hersteller sich bei der Angabe der Automatenkapazität nicht auf seine Standardpackung bezieht, sollte man ihm die Inventurliste zur Verfügung stellen. Erst wenn er das Packungsspektrum der Apotheke kennt, besteht die Chance, eine realistische Angabe zu bekommen. Leider kommt es dennoch vor, dass immer noch gewaltig übertrieben wird. Ich kann aufgrund meiner Erfahrungswerte sagen, wie realistisch die Kapazitätsangaben der Hersteller sind.

DAZ: Kommen wir zum Geräuschpegel. Wie laut ist ein Kommissionierautomat?

Senkler: Hier halten sich die Hersteller mit konkreten Angaben meist sehr zurück. Manchmal erfolgt ein Verweis auf die TA Lärm oder es wird nur der mittlere Schalldruckpegel, der natürlich sehr niedrig ist, angegeben. Entscheidend für die Lärmbelästigung durch den Kommissionierautomaten ist aber eher der maximale Schalldruckpegel, der vom Automaten und auch von der Fördertechnik erzeugt wird.

Dieser Wert hängt auch wesentlich davon ab, wie sorgfältig der Automat vom jeweiligen Aufbauteam in der Apotheke aufgebaut wird. Ich habe in der Praxis schon Kommissioniersysteme gemessen, die einen Schalldruckpegel von über 80 dB(A) erzeugt haben. Daneben kann man wirklich nicht mehr konzentriert arbeiten oder telefonisch Großhandelsbestellungen aufgeben. Hier sollte man vor dem Kauf konkrete, angemessene Vereinbarungen über den maximalen Schalldruckpegel für Automat und Fördertechnik mit dem Hersteller treffen.

DAZ: Wie lange dauert die Einlagerung der Packungen in den Kommissionierautomaten?

Senkler: Darin unterscheiden sich die verschiedenen Automaten der einzelnen Hersteller am meisten. Deshalb sollte man sich die Einlagerungstechniken ganz genau anschauen.

Die manuelle Einlagerung in den Kommissionierautomaten geht in der Regel schneller als die Einlagerung von Hand ins Generalalphabet. Sie beinhaltet das Scannen der Packung von Hand, das Ablesen des Verfallsdatums und die Eingabe dieses Datums in den Automaten-PC sowie das Vorlegen der Packung auf ein Förderband oder in ein Fach bzw. Fachsystem.

Über die Geschwindigkeit der Einlagerung machen die Hersteller oft verwirrende Angaben, da sie sich manchmal nur auf Teilprozesse der Einlagerung beziehen. Wenn sie z.B. lesen, dass 80 Packungen in 5 Minuten eingelagert werden, so bezieht sich diese Zeit nur auf das Füllen des Einlagerpuffers. Dass der Automat dann aber etwa eine viertel Stunde benötigt, um diese 80 Packungen in sein Regal zu räumen, wird nicht erwähnt.

Wenn Sie pro Lieferung über 100 Packungen bekommen und diese in den Kommissionierautomaten einlagern, reicht bei manchen Automaten der Einlagerpuffer nicht aus, um alle Packungen aufzunehmen. Die Mitarbeiterin muss dann warten, bis der Automat den Einlagerpuffer geleert hat, um die nächsten Packungen nachzufüllen. In der Zeit (meist 20 Minuten je 100 Packungen) müsste sie sich mit etwas Anderem beschäftigen. Eine Lösung ist dann ein Gerät mit zwei Einlagerpuffern, weil so alternierend ein Puffer gefüllt und der andere gleichzeitig vom Greifer geleert werden kann.

DAZ: Lohnt sich eine vollautomatische Einlagerung?

Senkler: Solange man noch lückenlos das Verfallsdatum von Hand erfassen will, macht eine automatische Scannung keinen Sinn. Wenn man jedoch gut mit einem pauschalen Verfallsdatum arbeiten kann, sollte man über eine automatische Scannung nachdenken. Das kann man machen, wenn der Großhandel zuverlässig Packungen liefert, die mindestens eine 3 bis 6 Monate längere Laufzeit haben, als für eine Rückgabe erforderlich ist.

Entspannen wird sich das Thema Verfallsdatenkontrolle erst, wenn flächendeckend der Data Matrix Code eingeführt wird. Bis 2017 soll die Richtlinie 2011/62/EU (die sog. Fälschungsrichtlinie) umgesetzt werden. Ich gehe davon aus, dass dann auch das Verfallsdatum vom Scansystem des Kommissionierautomaten eingelesen werden kann.

Eine vollautomatische Einlagerung bringt natürlich immer eine Verkürzung der Personalbindungszeit, also der Zeit, in der eine Mitarbeiterin vor der Einlagerung des Automaten steht und ihn mit Packungen füttert. Wenn man 500 Packungen einlagern will, benötigt man für die manuelle Einlagerung je nach Automat und Einlagerpuffer zwischen 1,5 und 2,5 Stunden. Will man diese Zeit wegrationalisieren, muss man zu einer vollautomatischen Scannung und Einlagerung greifen. Diese kostet je nach Hersteller zwischen 10.000 Euro und 30.000 Euro. Ob sich diese Investition lohnt, hängt davon ab, wie viel die ersparte Zeit letztlich wert ist. Bei 2 Stunden Ersparnis pro Tag und einem Wert von 15 Euro je ersparter Stunde würde man pro Jahr über 9000 Euro einsparen.

Der Wermutstropfen bei dieser Lösung ist allerdings, dass die automatische Scannung von 500 Packungen manchmal über 5 Stunden dauern kann. Der Automat benötigt viel mehr Zeit als der Mensch, um den aufgedruckten Code zu lokalisieren. Hochbetrieb am Vormittag bringt die Einlagerung zusätzlich zum Stocken. Ich kenne zurzeit nur einen Hersteller, der diese Packungszahl in weniger als 1,5 Stunden bewältigt.

DAZ: Was passiert, wenn ein Automaten-PC ausfällt?

Senkler: Die Hersteller setzen in der Regel hochwertige, zuverlässige PCs für die Automatensteuerung ein. Dennoch ist nicht ausgeschlossen, dass auch ein solcher Industrie-PC mal streikt. Wenn kein vollständig redundanter zweiter PC vorhanden ist, muss man auf die mitlaufende USB Datensicherung zurückgreifen und diese an einem anderen PC einstecken. Dort werden dann die Koordinaten der benötigten Packungen angegeben, so dass man diese manuell aus dem Kommissionierautomaten heraussuchen kann. Die preiswerten Modelle mancher Hersteller sind generell nur mit einem PC ausgestattet. Hier empfehle ich, sich einen zweiten PC zusätzlich anbieten zu lassen, damit ein PC-Ausfall nicht automatisch einen Automatenausfall bedeutet, sondern man nach kurzer Umschaltzeit wieder wie gewohnt weiterarbeiten kann.

DAZ: Gibt es das wirklich, dass nach ein paar Jahren keine Ersatzteile mehr verfügbar sind?

Senkler: Auch ich habe gestaunt, als ich mit einem Kunden gesprochen habe, der per Kleinanzeige Ersatzteile für einen 7 Jahre alten Kommissionierautomaten gesucht hat. Der Vorlieferant sei insolvent geworden und man könne keinen Ersatz liefern, wurde ihm gesagt. Es gibt zwar Hersteller, die ausdrücklich eine Ersatzteilversorgung für 15 Jahre garantieren, doch wenn es nicht im Angebot steht, sollte man sich dieses beim Einkauf eines Automaten vom Anbieter unbedingt zusichern lassen.

DAZ: Wie zuverlässig arbeiten die Kommissionierautomaten?

Senkler: Die Zuverlässigkeit bzw. Verfügbarkeit geben die meisten Hersteller nicht in ihren Angeboten an. Es gibt zwar im Maschinenbau die Norm FEM 9.221, die die Verfügbarkeit für derartige Geräte regelt, aber die ist so schwammig, dass sie für einen Apothekenbetrieb völlig unzureichend ist.

Dort steht sinngemäß drin, dass ein Automat von 10 Stunden am Tag „im Allgemeinen“ „bis zu“ 9 Stunden verfügbar sein „sollte“.

Natürlich kommt es nur ganz selten vor, dass ein Automat so schlecht funktioniert. Ich würde aber für den Fall, dass der Automat überdurchschnittlich häufig ausfällt, eine Konventionalstrafe vereinbaren, damit die täglichen kleinen Störungen nicht zu einem Dauerschmerz werden.

DAZ: Welche Fördertechnik ist aus Ihrer Sicht die sinnvollste?

Senkler: Hier kommt es vor Allem auf den ausgewählten Standort an. Wenn man Packungen aus dem Keller fördern will, ist oft ein Lift-System sinnvoll. So ein System ist zwar aufwendig und teuer, aber wenn man im Erdgeschoss keinen Platz hat oder die Offizin vergrößern möchte, bietet sich eine Kellerlösung an. Noch aufwendiger sind Rohrpostanlagen. Diese können allerdings auch verwinkelte Förderstrecken bewältigen.

Wenn der Automat im Erdgeschoss oder Obergeschoss steht, verwendet man meist Förderbänder. Der Motor der Bänder sollte nach Möglichkeit im Kommissionierautomaten integriert werden, da er eine Geräuschquelle darstellt.

Wenn die Packung in 3 Meter Höhe hinter der Sichtwahl ankommt, muss sie per Wendelrutsche oder Fallturm auf Greifhöhe transportiert werden. Beim Fallturm sollte man aber darauf achten, dass die Packungen unten weich aufgefangen werden. Damit sie nicht durch eine nachfolgende schwere Packung erschlagen wird, muss sie mit einem Abweiser in ein Ausgabefach übergeben werden.

Der Goldstandard für den Transport einer Packung von der Deckenhöhe auf die Greifhöhe ist die Medi-Gliss Rutsche mit 60 cm Durchmesser. Diese hat sich schon seit 40 Jahren bewährt, also lange bevor es überhaupt Kommissionierautomaten gab. Sowohl eine kleine Packung Augentropfen als auch ein halber Liter Lactulose gleiten hier sauber herunter, ohne hängen zu bleiben oder Fahrt aufzunehmen. Die Automatenhersteller setzen inzwischen häufig Wendelrutschen mit 40 oder 45 cm Durchmesser ein. Dies ist zwar platzsparender, jedoch bei sehr großen Packungen etwas fehleranfälliger.

Ohne Fördertechnik kommt man nur aus, wenn man den Automaten direkt hinter der Sichtwahl positionieren kann.

DAZ: Können alle Packungen in den Kommissionierautomaten eingelagert werden? 

Senkler: Das hängt stark vom Packungsspektrum der jeweiligen Apotheke ab. Bei runden, ovalen oder anderen nicht kubischen Packungen haben die meisten Greifsysteme Schwierigkeiten. Auch kommen Tüten oder Verbandmaterial meist nicht in den Automaten, wenn man nicht bei der Einlagerung das Produkt umständlich in eine Umverpackung stecken will und es nachher am HV wieder auspacken möchte.

Es können allerdings auch nicht alle kubischen Packungen eingelagert werden. Man muss hier die maximalen Abmessungen und Gewichte berücksichtigen, die der Automat noch handhaben kann. So ist bei manchen schon bei einer maximalen Packungslänge von 20 cm und einem Maximalgewicht von 800 Gramm Schluss, während andere Systeme 34 cm lange Packungen mit einem Gewicht von 1,2 kg einlagern können. Allerdings muss man hierbei auch die Fördertechnik im Auge haben, ob diese dafür richtig ausgelegt ist.

Für nicht automatenfähige Packungen sollte man mindestens zwei Schubsäulen behalten.

DAZ: Wie schnell kommt der Techniker, wenn der Lagerautomat ausfällt?

Senkler: Das kommt natürlich darauf an, was für ein Schaden vorliegt. Wenn die Funktionsfähigkeit nicht beeinträchtigt wird und keine Schadenserweiterung zu befürchten ist, kann man problemlos warten, bis ein Techniker in der Nähe ist oder zur Wartung kommt.

Wenn aber der Automat still steht und auch mit Hotlineunterstützung und Fernwartung nicht wieder in Betrieb zu nehmen ist, muss es natürlich schnell gehen. Die meisten Hersteller garantieren inzwischen eine Zeit von 4 Stunden, bis der Techniker vor Ort ist. Bei den Herstellern, die 12 oder gar 24 Stunden Reaktionszeit anbieten, sollte man dringend über kürzere Zeitspannen verhandeln.

DAZ: Sie bieten für Ihre Kunden eine Checkliste für Referenzbesuche an. Verraten Sie uns, was dort drin steht?

Senkler: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man beim Besuch einer Referenzapotheke oft nur positive Allgemeinplätze zu hören bekommt. Daher empfehle ich meinen Kunden, gezielte Fragen zu stellen, die konkrete Antworten erfordern. Und noch ein Tipp: fragen Sie nicht nur die Apothekerin oder den Apotheker, sondern auch die PKA, die täglich mit dem Kommissionierautomaten umgeht.

Klären Sie zunächst, ob der Automat in der Referenzapotheke der gleiche Typ ist und annähernd eine ähnliche Größe hat, wie Ihr angebotener.

• Wie viele Packungen sollten laut Angebot in den Automaten passen und wie viele liegen tatsächlich drin? Weist der Automat schon Packungen wegen Platzmangel zurück?
• Wie lange dauert es, 200 Packungen einzulagern? Kann man kontinuierlich einlagern?
• Wie häufig ist eine Packung auf der Förderstrecke hängen geblieben?
• Werden auch mal andere Packungen ausgegeben, als angefordert wurden?
• Wird eine Wendelrutsche eingesetzt? Wenn ja, arbeitet diese vollkommen störungsfrei?
• Hat der Automat schon mal Packungen zerstört?
• Stimmen die Bestände im Automaten mit denen der Warenwirtschaft immer überein?
• Gibt es Probleme mit Blindenschrift, geprägten, instabilen Bündeln, cellophanierten oder schweren Packungen?
• Wo befinden sich die nicht automatenfähigen Packungen? Wie viel Platz wird dafür benötigt?
• Können auch Flaschen oder Dosen eingelagert werden?
• Wie häufig musste ein Techniker außerhalb der Wartungsintervalle kommen?
• Gab es schon einmal einen schwerwiegenden PC- oder Automatenausfall?
• Wie schnell kam der Techniker?
• Wie oft musste man die Hotline kontaktieren? Wie qualifiziert ist diese?
• Wie häufig muss man in den Automaten hinein?
• Wie oft muss man eine Fehlermeldung auf dem Automaten-PC beantworten?
• Wie funktioniert die Notbedienung, also die manuelle Entnahme im Störungsfall? Kann dies vorgeführt werden?
• Wie oft pro Woche kommt es vor, dass die angeforderte Packung nicht umgehend zum HV geliefert wird?
• Wie laut ist der Automat? Wie laut ist die Fördertechnik?
• Wie hoch ist der Stromverbrauch?

Daneben gibt es noch einige weitere Fragestellungen, die von den individuellen Anforderungen des geplanten Projektes abhängen (z.B. automatische Scannung, besondere Fördertechnik, große Heimversorgung, hohe Kundenfrequenzen).

DAZ: Wie sehen Sie die Preisentwicklung im Automatenmarkt? Sollte man jetzt kaufen oder lieber warten?

Senkler: Die Automatenpreise befinden sich derzeit auf Talfahrt. Ich bin jedoch skeptisch, dass die Preisentwicklung noch weiter nach unten gehen wird. Ich vermute, dass spätestens 2015 und 2016 ein Run auf die Kommissionierautomaten einsetzen wird. Für Viele ist dann der richtige Zeitpunkt gekommen, sich solch ein System anzuschaffen, wenn auch das Verfallsdatum automatisch eingelesen werden kann. Da jetzt schon die Kapazitäten der meisten Hersteller gut ausgelastet sind, wird sich die erhöhte Nachfrage sicher auch auf die Preise auswirken. Ich habe jetzt schon Kunden, die unter diesem Aspekt eine Kaufentscheidung für 2014 getroffen haben.

Wenn sich ein Automat wirklich für eine Apotheke rechnet, sollte man nicht darauf warten, dass er vielleicht noch billiger wird. Denn dann verschenkt man vermutlich mehr Rationalisierungspotenzial, als man durch einen möglichen Preisvorteil wettmacht.

DAZ: Sind das alle Punkte, die man vor einem Automatenkauf beachten sollte?

Senkler: Dies waren nur 10 Fragestellungen aus meiner Praxis, die aufzeigen, welche Risiken man eingeht, wenn man das Angebot des Herstellers ohne genaue Prüfung unterschreibt.

Wenn ich für meine Kunden die Einkaufsverhandlungen führe, werden in der Regel je nach Hersteller weitere 30 bis 50 Fragen geklärt, die eine ähnliche Brisanz haben, wie die oben genannten Beispiele. Die Zusagen der Hersteller werden schriftlich protokolliert. Auch die Preise für den Kommissionierautomaten, die Fördertechnik, die Installation und der Wartungsvertrag werden von mir hart verhandelt. Dadurch sparen meine Kunden in der Regel auch noch viele Tausend Euro. 

DAZ: Vielen Dank für das Gespräch.