Bundesfinanzhof

Apotheker verpflichtet zur Datenlieferung

15.04.2015, 15:50 Uhr

Der Bundesfinanzhof hat in Sachen Daten-Vorlagepflicht für Apotheker ein weitreichendes Machtwort gesprochen. (Foto: Light Impression/Fotolia)

Berlin – Lange waren sich Betriebsprüfer und Steuerberater sowie verschiedene Finanzgerichte uneinig, wie weit die Vorlagepflicht von Apothekern bei der Betriebsprüfung geht. Letzten Dezember sprach der Bundesfinanzhof (BFH) ein Machtwort und traf eine für die Praxis weitreichende Entscheidung: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verpflichten Einzelhändler wie etwa Apotheker, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Seit heute liegen die Urteilsgründe vor.

In einem der drei Verfahren, über die die Bundesrichter zu befinden hatten, verwendete die Apothekerin ein PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons (Z-Bons) ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte sie der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Aufzeichnungspflicht

Man stritt bis zum BFH. Doch der urteilte, dass die Klägerin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB durchaus zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle einschließlich der Kassenvorgänge verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste. Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Buchführungsmäßig vorgebildeten Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte der Vergangenheit zu überprüfen. Das bedeute, heißt es im Urteil, dass grundsätzlich jedes Handelsgeschäft – einschließlich der jeweiligen Kassenvorgänge – einzeln aufzuzeichnen sei.

Aus Sicht des BFH gilt das auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen zumutbar sind. Wie Kassenaufzeichnungen zu führen sind, ist allerdings nicht vorgeschrieben: Jeder Steuerpflichtige sei frei in der Entscheidung, wie er seine Warenverkäufe erfasse, führen die Richter aus – manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel, wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse. Handelsbücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen könnten grundsätzlich auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden.

Möglichkeit verpflichtet

Entscheidet er sich aber für ein Kassensystem, heißt es im Urteil weiter, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne sowie diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und müsse seine Aufzeichnungen auch aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Die Finanzbehörde hätte dann im Rahmen einer Außenprüfung auch das Recht, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern (§ 147 Abs. 6 Satz 2 Alt. 2 AO).

Die Apothekerin hatte im Verfahren angeführt, die Anforderung des Finanzamts, die Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger vorzulegen, sei rechtswidrig, weil dies zu unbestimmt sei und gegen das Übermaßverbot verstoße. Diesem Einwand folgten die Richter jedoch nicht: Die Behörde habe schließlich den vom System vorgegebenen Dateinamen angegeben („vk_verkaeufe“ im csv-Format) und mehrfach unmissverständlich klargestellt, es gehe um die Einzeldaten der Registrierkasse. Soweit die Apothekerin einzelne Daten nicht für steuerrelevant halte, obliege es ihr, diese zu selektieren. Soweit ihr das nicht möglich sei, könne sie den Zugriff auf die Datei nicht verweigern.

Bundesfinanzhof, Urteil vom 16. Dezember 2014, Az. X R 42/13

Bundesfinanzhof, Urteil vom 16. Dezember 2014, Az. X R 29/13

Bundesfinanzhof, Urteil vom 16. Dezember 2014, Az. X R 47/13

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