Apotheken-EDV – besser als ihr Ruf (EDV-Umfrage, Teil 1)

Im Folgenden wollen wir Ihnen im ersten Teil vor allem den Status quo der Apotheken-EDV in Bezug auf Ausstattung, Kosten, Nutzung und Internet darstellen. Eine genaue Analyse der Bewertung einzelner Kriterien und einzelner Anbieter werden wir im zweiten Teil in der nächsten Ausgabe aufzeigen. In die Auswertung gingen insgesamt 556 Fragebögen ein.

POS und Scannerkassen auf dem Vormarsch

Eindeutig auf dem Vormarsch ist in der Apothekenorganisation das POS-System, also die direkte Orientierung des Warenwirtschaftssystems an den getätigten Abverkäufen, was in 74% der antwortenden Apotheken zum Tragen kommt. Das heißt, nur noch in jeder vierten Apotheken (26%) werden die ABDA-Lochkärtchen für die Bestellung verwendet.

Die durchschnittliche Anzahl der EDV-Arbeitsplätze liegt bei 5,27, wobei die meisten Apotheken mindestens 4 oder 5 Plätze einsetzen. Der POS-Zuspruch wird auch dadurch deutlich, dass in fast 89% aller antwortenden Apotheken mindestens zwei Scannerkassen zum Einsatz kommen. Dagegen nutzen nur ca. 24% die Mobilität eines Notebooks oder Laptops als zusätzlichen Arbeitsplatz.

Windows dringt in Apotheken vor

Im Bereich Betriebssystem hat Windows der bisherigen Vormachtstellung von UNIX und seinen Derivaten in der Apotheken-EDV den Rang abgelaufen. Nicht zuletzt dürfte dies sicher damit einhergehen, dass die Neuentwicklungen der Anbieter überwiegend auf das Microsoft-Produkt setzen, um vor allem auch die Grafikmöglichkeiten besser nutzen zu können.

Interessant ist hier vor allem, dass in vielen Apotheken (immerhin fast 30%) ein Nebeneinander von verschiedenen Betriebssystemen zu finden ist. In jeder zweiten Apotheke ist mindestens ein Windows-Arbeitsplatz zu finden, wobei vor allem Windows NT anzutreffen ist.

Betrachtet man die Apotheken, die nur ein einziges Hauptbetriebssystem angegeben haben, so ist Windows mit 49% schon deutlich vor UNIX mit 31% und LINUX mit 10% vertreten. Die Zukunft gehört also eindeutig den grafikorientierten Betriebssystemen, allen voran Windows.

Bei der Abwicklung der Datenfernübertragung haben sich die Anstrengungen der pharmazeutischen Großhändler und der EDV-Anbieter in Hinblick auf die Verbreitung von ISDN ausgezahlt. Nur noch ein knappes Viertel der Apotheken überträgt noch mit dem seriellen Modem, wogegen knapp über dreiviertel der Antwortenden ISDN-Leitungen einsetzen. Inwieweit hier die DSL-Entwicklung Einzug halten wird, ist noch nicht abzusehen.

Die Anfänge der EDV in der Apotheke reichen zurück bis in die siebziger Jahre und erreichten vor allem in den späten Achtzigern und den frühen Neunzigern mit den ansteigenden Verwaltungsaufgaben aufgrund der zunehmenden Gesetzgebungsproblematiken ihren Höhepunkt. Dies spiegelt sich in der Frage wider, seit wann die EDV in den Apotheken zum Einsatz kommt. Hier geben knapp 42% die Jahre 1980 bis 1989 und ca. 37% die Jahre 1990 bis 1995 als erste Investitionsjahre an. Die Apotheke verfügt also über eine lange Erfahrung auf dem Gebiet des EDV-Einsatzes und ist damit einigen anderen Einzelhändlern um Längen voraus.

Doch mit der Erstinstallation allein ist es nicht getan. Knapp 61% der Antwortenden haben in den letzten beiden Jahren in das EDV-System investiert. Angesichts des steigenden Kostendrucks auf die Apotheke erstaunt es jedoch, dass nur 45% der Befragten angeben, dass die Anlage gemietet (28%) oder geleast (17%) ist, wogegen mit 55% mehr als die Hälfte sie gekauft haben.

Apotheken-EDV als gewichtiger volkswirtschaftlicher Beitrag

Gerade die laufenden Kosten sehen viele doch als Belastung an, die mit 687 Euro monatlich (d. h. 8244 Euro pro Jahr!) im Durchschnitt angegeben werden. Daraus ergibt sich bezogen auf alle Apotheken ein Gesamtvolumen von ca. 177,29 Mio. Euro im Jahr für den Bereich der Apotheken-EDV.

Folgt man den Befürchtungen der aktuellen Hochrechnungen über den zu erwartenden Rückgang der Apothekenzahl um ca. 10%, so ergibt sich allein daraus ein Rückgang des laufenden Umsatzes bei den EDV-Anbietern in Höhe von ca. 18 Mio. Euro. Auch dies kann sicher nicht spurlos an den Unternehmen vorbeigehen und ist vom Gesetzgeber sicher in keiner Bilanz seiner Kostensenkungsberechnungen enthalten.

Die von den Antwortenden geschätzten Anschaffungskosten für die vorhandene EDV-Anlage unterscheiden sich erheblich. In 10 000-Euro-Schritten betrachtet gaben 59% der Apotheken zwischen 10 000 und 40 000 Euro für die aktuelle Anlage aus. Aber auch Einschätzungen mit über 80 000 Euro und zum Teil sogar über 100 000 Euro zeigen den nicht gerade zu vernachlässigenden volkswirtschaftlichen Beitrag dieses kleinen EDV-Segmentes. Rechnet man nämlich den sich aus der Befragung ergebenden Mittelwert für die Anschaffungskosten in Höhe von 33 596 Euro auf alle deutschen Apotheken hoch, ergibt sich ein Gesamt-Investitionswert von 722,31 Mio. Euro.

Die ABDA-Datenbank als wissenschaftliche Grundlage zur Informationsgewinnung und zur Kundenberatung darf in kaum einer Apotheke fehlen, so verwundert es auch nicht, dass 97% der antwortenden Apotheken diese Software im Einsatz haben.

Die Frage nach der subjektiven Einschätzung des tatsächlichen Nutzungsgrades der in vielen Fällen doch sehr umfangreichen Leistungsmerkmale der Apothekensoftware dürfte die EDV-Anbieter aufmerken lassen. Im Durchschnitt über alle Aussagen ergibt sich ein vermuteter Nutzungsgrad von 53,9%. Besonders interessant ist dabei, dass ca. 35% der Antwortenden die Einschätzung teilen, weniger als die Hälfte des Leistungsvermögens der Software auszunutzen.

Apotheke und Internet

Das Internet ist entgegen der aus Regierungskreisen einmal vermuteten "Technikfeindlichkeit der Apotheker" nicht mehr aus der Apotheke wegzudenken. 92% der teilnehmenden Apotheken nutzen das Internet, 56% sogar täglich.

Am weitesten verbreitet sind dabei die Suche nach allgemeinen Informationen, E-Mail und die Arzneimittel-Recherche. Nachholbedarf besteht dagegen noch bei der Online-Rezeptabrechnung, der bisher nur 39% der Internetnutzer vertrauen. Online-Shopping ist derzeit noch kaum ein Thema für die Apotheke. Aber wie sieht es mit der eigenen Präsenz im Internet aus. Wir fragten nach dem Angebot von eigenen Apothekenhomepages, wobei in den Antworten auch solche Subdomains wie z. B. in apotheken.de in die Auswertung einbezogen wurden.

Mit 54% gab mehr als die Hälfte der antwortenden Apotheken an, über eine eigene Homepage zu verfügen. Dieser Wert ist sicher im Vergleich zu anderen Branchen gar nicht so schlecht, wird sich aber sicher in den nächsten Wochen und Monaten weiter erhöhen.

Im Informationsangebot unterscheiden sich die Homepages kaum. Fast alle informieren über die Apotheke und das Team, lassen die Arzneimittelreservierung zu, erhalten und beantworten Anfragen per E-Mail, führen einen Notdienstkalender und informieren über Gesundheitsthemen. In der Praxis gibt es selbstverständlich bedeutende Unterschiede in der inhaltlichen Ausgestaltung, aber einig sind sich die Apotheken mit Homepages dafür in der (augenblicklich noch) sehr geringen Nutzung eines Online-Shops im Rahmen des aktuell Erlaubten. Nur 75 Apotheken (knapp 25%) gaben an, einen solchen Shop zu betreiben.