Der Steuerprüfer kommt

Ist ein Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen, sollte man sich auf eine baldige Steuerprüfung einstellen. Allerdings ist künftig generell mit ­häufigeren Besuchen von Steuerprüfern zu rechnen. Geht Ihnen (spätestens 14 Tage vor Prüfungsbeginn) eine Prüfungsanordnung zu, ist sofort der Steuerberater zu informieren; er soll unter Heranziehung des letzten Prüfungsberichts die Anordnung auf deren Ordnungsmäßigkeit überprüfen und bei der Steuerprüfung zugegen sein. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit einer Verschiebung des Termins, wenn der Apothekeninhaber oder der Steuerberater aus einem wichtigen Grund verhindert ist (z. B. bereits gebuchter Urlaub, Krankheit, ­Todesfall).

Bestimmen Sie ggf. einen „Kontakt-Mitarbeiter“ als einzigen Ansprechpartner des Prüfers neben Ihnen als Apothekeninhaber und dem Steuerberater, falls dies die Größe des Betriebes erfordert. Alle übrigen Mitarbeiter sollten den Prüfer meiden: Denn eine beliebte Methode von Prüfern ist, über einen scheinbar harmlosen Plausch für die Prüfung relevante Erkenntnisse zu gewinnen.

Stellen Sie dem Prüfer einen an­genehmen Arbeitsplatz zur Ver­fügung – am besten in einem separaten Zimmer; dies vermeidet ein Mithören von Mitarbeiter-Gesprächen/-Telefonaten, die zu später schwer zu korrigierenden Fehlschlüssen führen können. Lässt sich in der Apotheke kein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer finden, kann die Prüfung auch im Büro des Steuerberaters erfolgen. Bewirten Sie den Prüfer allenfalls mit einer Tasse Kaffee oder einem Getränk, um keinesfalls den Eindruck eines Bestechungsversuchs zu erwecken (nur bei länger dauernder Prüfung lässt sich ein bescheidenes Mittagessen – möglichst nicht im Restaurant! – verantworten).

Positive Atmosphäre ­schaffen

Ist der Steuerprüfer da, stellen Sie den Steuerberater und ggf. den „Kontakt-Mitarbeiter“ vor und sorgen Sie insbesondere dafür, dass Sie selbst für Fragen jederzeit zur Verfügung stehen. Ihr „Kontakt-Mitarbeiter“ sollte sich aber nicht „am Rande ausfragen“ lassen. Bemühen Sie sich um eine positive Atmosphäre und denken Sie auch daran, dass der Prüfer das Steuersystem nicht erfunden hat, ja sich selbst damit wegen häufiger Änderungen herumärgern muss. Zeigen Sie sich stets freundlich und kooperativ und besprechen Sie etwaige Meinungsverschiedenheiten ruhig und sachlich – am besten sollte der Steuerberater für Sie sprechen. Gibt es Beanstandungen, sollte Ihr Steuerberater noch vor Ort für eine hoffentlich positive Klärung sorgen; denn später den Bericht des Prüfers anzugehen ist ungleich schwerer, als das Problem direkt – etwa durch einen Kompromiss – zu lösen. Auch dürfte es dem Steuerprüfer angenehmer sein, wenn der Steuerpflichtige nicht hinterher mit Einsprüchen aufwartet. Beantworten Sie nur gestellte Fragen und legen Sie dem Prüfer ausschließlich die gewünschten Unterlagen, nicht aber eine ganze Akte vor. Über eine Schlussbesprechung sollten Sie in Gegenwart des Steuerbe­raters Protokoll führen.

Halten Sie (Angehörigen-, Kauf-, Leasing- etc.) Verträge zur Einsichtnahme bereit. Generell aber gilt: Händigen Sie dem Prüfer ­keine Originale, sondern lediglich Kopien davon aus.

In der Apotheke erzeugte Daten sind elektronisch zu erfassen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (i. d. R. zehn Jahre) bereitzuhalten. Hilfreich sind dabei Waren-/Dienstleisterwirtschaftslösungen. Welche Daten in welcher Form dem Steuerprüfer zur Verfügung gestellt werden müssen, kann Ihr Steuerberater im Einzelfall beurteilen.

Primär will der Prüfer sehen, ob die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung wie beispielsweise Kontenwahrheit und Kontenklarheit eingehalten wurden. Bestehen daran erhebliche Zweifel, muss die Apotheke mit einer meist sehr nachteiligen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen rechnen – unter Umständen sogar mit einem Steuerstrafverfahren.

Als beliebtes „Jagdgebiet“ haben sich die Bewirtungs- und Reisekosten erwiesen. So erkennt der Fiskus nur 70% der angemessenen (!) Bewirtungsaufwendungen gewinnmindernd an. Dabei sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung schriftlich festzuhalten; bei einer Gaststätten-Bewirtung sind der Gaststättenrechnung Angaben zu Bewirtungsanlass und Teilnehmerzahl beizu­fügen. Die „Angemessenheit“ der Bewirtungskosten, ein häufiger Streitpunkt, hängt von der Größe der Apotheke ab, von Art und ­Umfang der (eventuell auch erst anvisierten) Geschäftsbeziehung, der Stellung des Geschäftsfreundes etc.

Weiter im Fokus stehen die Bezüge von in der Apotheke beschäftigten Angehörigen; deren Höhe muss den „Fremdvergleich“ bestehen, d. h. sie dürfen nicht über dem Niveau liegen, die man einem Nicht-Angehörigen in gleicher Position zugestehen würde. Andernfalls betrachtet dies der Fiskus als verdeckte Gewinnausschüttung mit dem Ziel einer Hinterziehung von Unternehmenssteuern.

Misstrauen lösen geringe Entnahmen für die private Lebensführung (private Versicherungen und Steuern eingeschlossen) aus, wenn nicht andere Quellen (z. B. Zinsen aus Wertpapieren) dafür herangezogen wurden. Daneben werden auch private Grundstücksgeschäfte untersucht (Mittelherkunft beim Kauf? Unterverbriefung?).

Als sehr wertvolle Hilfe für die Arbeit des Steuerprüfers erweist sich zunehmend der EDV-Einsatz. So legt eine entsprechende Software der Finanzverwaltung aufgrund von Plausibilitätsrechnungen eine Vielzahl von Auffälligkeiten offen und gibt so Hinweise auf eventuelle Manipulationen. Vor diesem Hintergrund sollte auch der eigene Steuerberater adäquat ausgerüstet und damit für Nachfragen gewappnet sein.

Aber auch Apothekenwebsites durchleuchtet der Steuerprüfer, um daraus womöglich für seine Prüfung relevante Erkenntnisse zu gewinnen. Weiter könnte ein Mehrjahresvergleich von Bilanzzahlen aufgrund von Plausibilitätsrechnungen Auffälligkeiten aufdecken.

Abweichung von Richtsätzen begründen können

Schließlich dienen Betriebsvergleiche anhand einer im Bundessteuerblatt jährlich aktualisierten „Richtsatzsammlung“ einer weiteren Plausibilitätskontrolle bezüglich Rohgewinnaufschlag auf Wareneinsatz, Rohgewinn und Reingewinn. Weichen die Werte Ihrer Abschlüsse vom jeweiligen Mittelwert – vielleicht sogar wesentlich – ab, sollten Sie sich auf Fragen des Prüfers nach dem Warum einstellen.

Nach der Richtsatzsammlung 2014 gelten die in der Tabelle aufgeführten Werte.

Im Vorfeld berücksichtigt man eine Reihe von Zu- und Abrechnungen, auf die einzugehen wir hier aus Transparenzgründen ­verzichten.

Im Übrigen handelt es sich bei Betriebsprüfern meist um sehr qualifizierte Kräfte, die nicht so leicht zu täuschen sind. Unterbricht der Steuerprüfer (scheinbar) unmotiviert seine Tätigkeit, könnte er Kontakt mit seinen Kollegen von der Steuerfahndung suchen …

Den Prüfungsbericht prüfen

Überprüfen Sie den Bericht zusammen mit dem Steuerberater auf Übereinstimmung mit dem anlässlich der Prüfung Besprochenen und erheben Sie erforderlichenfalls schriftlich binnen zwei Wochen Einspruch. Kontrollieren Sie schließlich die geänderten Steuerbescheide auf ihre Richtigkeit und legen Sie notfalls nach Rücksprache mit dem Steuerberater innerhalb eines Monats Einspruch ein. Werden Sie zu einer größeren Nachzahlung aufgefordert, kann diese unter Umständen auf Antrag gestundet werden – freilich nur, wenn Sie nicht schon durch zögerliche Steuerzahlungen aufgefallen sind. Vergessen Sie nicht, die Bescheide anschließend Ihrer Kredit gebenden Bank vorzulegen und dadurch Ihre Bereitschaft zu zeitnaher Information über wichtige betriebliche Fakten zu beweisen. |