Lästige Pflicht oder Kür?

Schon der Politiker und Feldherr Perikles appellierte um 500 v. Chr. in seiner Rede an die Athener: „Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorauszusagen, sondern darauf, auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“

Aktuell befinden wir uns in einer augenscheinlich von großer Sicherheit geprägten Phase. Die Ereignisse der letzten Jahre und Jahrzehnte haben aber gezeigt, dass wir uns zukünftig wieder auf immer häufiger eintretende Schadensereignisse einstellen müssen, wie zum Beispiele pandemische Ereignisse infolge der Globalisierung, terroristische Anschläge, Stromausfälle und Naturkatastrophen als Folgen des Klimawandels. Auch politische Instabilitäten in anderen Ländern können sich direkt auf unser Umfeld auswirken. Der mittlerweile globalisierte Arzneimittelhandel entfaltet bei uns Wirkungen wie Lieferengpässe, wenn es am anderen Ende der Welt zu Spannungen kommt.

Wie wichtig die Vorbereitung auf solche Ereignisse ist, zeigt auch die Eingruppierung der Apotheken in den Bereich der kritischen Infrastrukturen (KRITIS) durch das Bundesinnenministerium.Als KRITIS bezeichnet man Organisationen und Einrichtungen mit wichtiger Be­deutung für das staatliche Gemeinwesen, bei deren Ausfall oder Beeinträchtigung nachhaltig wirkende Versorgungsengpässe, erhebliche Störungen der öffentlichen Sicherheit oder andere dramatische Folgen eintreten würden.

Was versteht man unter Notfallmanagement?

Das Notfallmanagement umfasst zwei Hauptbereiche:

• Die Notfallvorsorge mit Präventivmaßnahmen zur Vermeidung von Notfällen und Krisen, sowie die Planung der Notfallbewältigung mit der Wiederherstellung von Geschäftsprozessen und Systemen.
• Die Notfallbewältigung beinhaltet die Ausweichplanung und das Krisenmanagement zur Bewältigung des Notfalls oder der Krise.

Ziel des Notfallmanagements ist es sicherzustellen, dass wichtige Geschäftsprozesse selbst in kritischen Situationen nicht oder nur temporär unterbrochen werden und die wirtschaftliche Existenz, in diesem Fall der Apotheke, auch bei einem größeren Schadensereignis gesichert bleibt. Eine ganzheitliche Betrachtung ist daher ausschlaggebend. Es sind alle Aspekte zu betrachten, die zur Fortführung der kritischen Geschäftsprozesse bei Eintritt eines Schadensereignisses erforderlich sind.

Dies lässt sich auf Grundlage des Demingkreises (siehe Abb. 1) nachvollziehen, der auch bekanntlich Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems ist.

1. Das Planen

Im ersten Quadranten des Kreises befindet sich der Begriff „Plan“, es geht also um die Planung. Diese findet strukturiert im Rahmen einer Risikoanalyse statt. Die Risikoanalyse ist der Grundstein für ein solides Notfallmanagement, denn Risiken, die hierbei nicht identifiziert werden, geraten in den Folgeprozessen aus dem Fokus. Die potenziell bedrohlichen Ereignisse werden zunächst anhand von Parametern klassifiziert:

• Eintrittswahrscheinlichkeit
• Schadensausmaß (Risikofolge)

Welche möglichen Szenarien individuell zutreffen, lässt sich z. B. im Rahmen einer Internetrecherche für die Region der Apotheke herausfinden. Findet man hier z. B. Stromausfälle, Überschwemmungen oder Erdrutsche, sollte man zunächst mit diesen Themen in der Bewertung beginnen, da hier eine große Eintrittswahrscheinlichkeit vorliegen könnte.

Nachdem mögliche Risiken erkannt sind, gilt es diese bezüglich der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem Schadens­ausmaß zu bewerten. Als grafisches Hilfsmittel dient hierzu die Risikomatrix (siehe Abb. 2).

In der Matrix lassen sich die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie das Schadensausmaß auftragen und man erhält in den Risikostufen eine grafische Priorisierung der Szenarien. Anhand der nunmehr vorgenommenen Bewertung können konkrete Maßnahmen geplant werden. Zu beachten ist, dass die Matrix immer nur ein einzelnes Element von Szenarien bzw. eines Risikos darstellt. Es werden also in keiner Weise die Wechselwirkungen von Risiken untereinander berücksichtigt. Die Notfallplanung muss immer das Ziel haben, einen kontinuierlichen Geschäftsprozess zu ermöglichen. Die Maßnahmen sind individuell zu planen und auf die jeweilige Apotheke zuzuschneiden. Es ist dringend davon abzuraten, einen Notfallplan nach „Schema F“ zu übernehmen. Auf den ersten Blick bedeutet dies zwar wenig Aufwand in der Erstellung, aber die Besonderheiten der jeweiligen Apotheke werden nicht ausreichend betrachtet. Sie erhalten somit nur eine vorgetäuschte Sicherheit.

Bevor nun die konkreten Planungen anhand der identifizierten Risikoklassen beginnen können, muss klar sein, dass die Verantwortlichkeit für die Erstellung einer Notfall­planung immer beim Apothekeninhaber liegt. Bei Krankenhausapotheken ist entsprechend die Geschäftsführung als verantwortliche Stelle zu sehen. Der Verantwortliche kann die Federführung für diese Aufgabe an einen dafür qualifizierten Mitarbeiter übertragen oder sich externen Sachverstandes bedienen, sollte selbst aber immer eng eingebunden bleiben. Ihm obliegt es, die Vorgaben für die Notfallplanung, bestehend aus

• konkreten Schutzzielen und Zielvorgaben,
• Organisation zur Erreichung der Zielvorgaben,
• fachlichen und personellen Zuständigkeiten,
• Verfügbarkeit der benötigten personellen und finanziellen Mittel, sowie
• sonstigen erforderlichen Ressourcen (z. B. externe Unterstützung),

zu definieren. Wichtig hierbei sind Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter. Durch Übertragung von Arbeitspaketen an kleine Teams werden die Mitarbeiter in die Etablierung der Notfallplanung einbezogen.

Die Ergebnisse der Notfallplanung münden in einen schriftlichen Notfallplan, der jederzeit für die Mitarbeiter griffbereit ist und in regelmäßigen Zyklen auf Aktualität geprüft wird. Es gibt im Rahmen des Notfallplans Bestandteile, die immer vorhanden sein sollten. Hierzu zählt zunächst die Auflistung von konkreten Zuständigkeiten.

Es muss klar definiert sein, wer wann welche Entscheidungen treffen darf und letztendlich auch treffen muss! Hier ist auch immer an Vertretungsregelungen zu denken, denn nicht immer ist der Inhaber/Leiter auch in der Apotheke anwesend. Es geht hierbei um Entscheidungen, die bis zur Einstellung des Geschäftsbetriebes reichen können. Eine sorgfältige Planung ist also unabdingbar.

Dann folgt die Dokumentation zu der wichtigsten Ressource, dem Personal. Wie und in welcher Reihenfolge werden Mitarbeiter benachrichtigt? Wie kommen die Mitarbeiter zur Apotheke und wie lange benötigen sie? Sind ggf. Mitarbeiter in Hilfsorganisationen tätig und stehen im Notfall gar nicht zur Verfügung? Dies zeigt ein sehr komplexes Bild, das der vorausschauenden Planung bedarf.

Nach dem Personal sollten die externen Schnittstellen dokumentiert werden. Hierzu zählen exemplarisch der pharmazeutische Großhandel, die Aufsichtsbehörden, die Stromgesellschaft, der Telefonanbieter und viele weitere Schnittstellen. Danach folgen die konkreten Handlungsanweisungen für die oben bereits priorisierten Szenarien. Die erforder­lichen Maßnahmen kann man grob in die folgenden vier Bereiche unterteilen:

• 1. Sofortmaßnahmen: Alle Maßnahmen die sofort nach dem Ereigniseintritt ausgeübt werden müssen.
• 2. Maßnahmen zur Notfallbewältigung: Maßnahmen, die notwendig sind, um das vorab definierte Betriebsziel sicherzustellen.
• 3. Maßnahmen zur Geschäftsunterbrechung: Wenn das unter 2 beschriebene Betriebsziel nicht zu erreichen bzw. zu halten ist.
• 4. Maßnahmen zum Wiederanlauf: Wie kann der reguläre Geschäftsbetrieb nach einer Unterbrechung wieder hochgefahren werden?

Wer sich näher mit dem Notfallplan beschäftigt, wird feststellen, dass es sehr viele Analogien zum Qualitätsmanagement in der Apotheke gibt. So findet sich etwa in der DIN EN ISO 9001:2015 der Ablauf gemäß Demingkreis wieder. Wir empfehlen daher dringend, die einzelnen Notfallpläne insgesamt als Notfallhandbuch als Anlage dem QM-Handbuch anzugliedern. Hierdurch ist einerseits der Zugriff durch die Mitarbeiter sichergestellt und andererseits die Aktualisierung gegeben. Gegebenenfalls ist auch der externe Blick im Rahmen der Rezertifizierung hilfreich, um Schwachstellen aus einem anderen Blickwinkel aufzudecken.

2. Das Handeln

Nachdem das Notfallhandbuch vorliegt, geht es in den zweiten Quadranten des Demingkreises über, zum Handeln. Es bleibt zwar grundsätzlich zu hoffen, dass dieser Fall nie in Realität eintritt, doch falls er eintritt, sollte jeder Mitarbeiter die ausgearbeiteten Maßnahmenpläne für das jeweilige Szenario kennen und abarbeiten. Um die Mitarbeiter in diesen Fähigkeiten zu schulen, sollte über Übungen nachgedacht werden. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, diese gemeinsam z. B. mit Hilfsorganisationen durchzuführen.

Dies dient auch dazu, die geplanten Schnittstellen auf Funktionalität zu überprüfen. Besonderes Augenmerk ist auch in diesen schwierigen Situationen auf die Dokumentation der Maßnahmen zu legen. Nachdem die geplanten Maßnahmen eine Schließung verhindert haben und das Schadensereignis überstanden ist, gilt es den Regelbetrieb wiederaufzunehmen. Die Maßnahmen hierzu wurden idealerweise bereits im Notfallhandbuch niedergelegt.

3. Das Überprüfen und 4. das Umsetzen

Nun folgt der dritte Quadrant. Es wird eine Evaluation der Maßnahmen durchgeführt. Elementar hierfür ist die durchgeführte Dokumentation, die objektiv einen Rückblick auf die Maßnahmen ermöglicht. Intensive Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern über die erlebten Erfahrungen sind außerdem empfehlenswert. Dies gilt insbesondere für Übungen, da diese genau mit der Zielstellung durchgeführt werden, Schwachstellen aufzuzeigen und Verbesserungen abzuleiten. Es gilt somit, die durchgeführten Maßnahmen ganzheitlich zu betrachten und mit den Vorgaben des Notfallhandbuches abzugleichen. Sofern es zu Abweichungen gekommen ist, bzw. ungeplante Maßnahmen zu ergreifen waren, sind diese zu bewerten, im vierten Schritt notwendige Anpassungen anzustoßen um dann den Regelkreis erneut mit der ersten Phase zu durchlaufen.

Fazit

Die Notfallplanung sollte ein essenzieller Bestandteil des täglichen Apothekenbetriebes sein, um insbesondere in Notfall- und Krisensituationen eine ordnungsgemäße Versorgung der Bevölkerung mit Arzneimitteln sicherzustellen. Optimal findet eine Einbettung in das Qualitätsmanagement der Apotheke statt, da hierdurch eine kontinuierliche Überprüfung der Prozesse gegeben ist. Die benötigten Ressourcen für eine Notfallplanung sollten immer bedeutend geringer sein, als die Auswirkungen eines Totalausfalls. Die Erfahrung hat gezeigt, dass vielfach der Gedanke vorherrscht, es sei ausreichend, sich Maßnahmen zu überlegen, wenn der Schadensfall eingetreten ist (sog. Postprävention). Doch wer sich dem ersten Szenario gewidmet hat, wird feststellen, dass dies nicht funktionieren kann. Es liegt somit im Interesse des risikobasiert denkenden Inhabers/Leiters bezogen auf seine Existenzgrundlage ein Notfallmanagement zu implementieren. Genau dies gelingt mit ein wenig Planung, Absprachen im Team und unter minimalem Ressourcenaufwand.

Dass die Rolle der Apotheker im Katastrophenschutz schon lange beachtet wird, zeigt sich an einigen Kammergesetzen, die entsprechende Meldepflichten zur Personalsituation an die Katastrophenschutzbehörden vorsehen. |