Wann lohnt sich eine Direktbestellung?

In vielen Apotheken werden gängige OTC-Arzneimittel in der Sichtwahl in großen Mengen präsentiert. Die Packungen werben für sich selbst und sorgen für einen Wiedererkennungseffekt. Denn viele Kunden kennen die Produkte aus der Werbung oder aus eigener Erfahrung. Dies zu nutzen, gehört zu den einfachsten Ideen des Marketings. Auch für den Arbeitsablauf in der Apotheke ist eine solche Platzierung praktisch, denn so hat das Apothekenpersonal die oft abgegebenen Arzneimittel schnell im Griff. Insbesondere für die Marketingwirkung muss eine genügend große Menge an Packungen aufgebaut werden, die aus der Sichtwahlentfernung gut wahrgenommen wird. Darum müssen relativ große Mengen geordert werden. Es stellt sich also nur die Frage, ob diese eher seltenen großen Bestellungen beim Großhandel oder beim Hersteller erfolgen

Daher muss in der Apotheke beantwortet werden, ob die Konditionen einer Direktbestellung für alle erfassten Artikel zusammen einen Vorteil von 2,70 Euro gegenüber der Großhandelsbestellung bieten. Das wäre schon bei einer Bestellsumme von 270 Euro und einem zusätzlichen Einkaufsvorteil von 1 Prozentpunkt erfüllt. In den meisten realistischen Fällen dürften bei den hier relevanten großen Bestellmengen die Beträge und die Einkaufsvorteile größer sein. Dann erscheint die Direktbestellung vorteilhaft.

Zur Orientierung wird ein typischer Modellfall angenommen: Von 5 Artikeln eines Herstellers sollen entweder einmal jeweils 50 Packungen direkt oder 5 Mal im Laufe einiger Monate jeweils 10 Packungen beim Großhandel geordert werden. Mit der Zehner-Bestellung sollen auch beim Großhandel günstige Konditionen erreicht werden. Dagegen könnte eine noch kleinere Bestellmenge die Lieferfähigkeit der Apotheke gefährden oder der Verpflichtung der Apothekenbetriebsordnung zur Lagerhaltung zuwiderlaufen.

Die „Ermittlung des Bestellbedarfs“ bei einer einmaligen Direktbestellung dauert nach der oben erwähnten Studie 7 Minuten, während dies bei den häufigeren Großhandelsbestellungen automatisch von der EDV erledigt wird. Für das „Auslösen der Bestellung“ kommen 2 Minuten hinzu. „Empfang und Einlagerung der Lieferungen“ erfordern nach der damaligen Studie 32 Minuten bei einer Direktbestellung gegenüber etwa 1 Minute pro Bestellzeile beim Großhandel. Bei jeweils 5 Lieferungen für 5 Artikel wären das 25 Minuten, also 7 Minuten mehr als bei der Direktbestellung. Für das „Prüfen der Lieferscheine“ und das „Prüfen/Begleichen der Rechnungen“ veranschlagte die Studie bei der Direktbestellung 6 Minuten. Da die sonstigen Großhandelsbestellungen weiterhin stattfänden, gäbe es dort keine Einsparung. Das ergibt 22 zusätzliche Arbeitsminuten für eine PKA und damit zusätzliche Kosten von 6,60 Euro bei der einmaligen Direktbestellung. Die Unterschiede in der Finanzierung durch die verschiedenen Lagerdauern werden in der andauernden Niedrigzinsphase vernachlässigt.

Außerdem muss die Aussagekraft dieser Vergleiche beachtet werden: Sie reduzieren die Betrachtung auf die Logistikkosten und die Einkaufskonditionen. Das ist zwar der betriebswirtschaftliche Kern der gestellten Frage. Doch es kann durchaus triftige Entscheidungsgründe geben, die solche Abwägungen erübrigen. So scheidet eine große Direktbestellung aus, wenn Personal im Backoffice fehlt, der Lagerraum nicht ausreicht, die Nachfrage nach dem Produkt schwer vorhersehbar ist, das Verfallrisiko inakzeptabel erscheint oder die Apotheke Finanzierungsprobleme hat. Für eine Großhandelsbestellung kann auch sprechen, dass dort größere Bestellmengen für eine günstigere Rabattstaffel erreicht werden sollen. Dann sind ganz andere Rechnungen nötig als im obigen Modell. Für Direktbestellungen können dagegen günstige Rückgabemöglichkeiten, lange Valuta oder zusätzliche Marketinghilfen sprechen. Darum können Berechnung zwar bei vielen Fragen helfen, aber die Wahl zwischen Direkt- und Großhandelsbestellung bleibt immer eine vielschichtige unternehmerische Entscheidung.